道具としてのExcel活用

在宅勤務で、できること／できないこと

根強い紙文化（はんこ）

コロナ禍の意外な影響

コロナ禍の影響で在宅勤務のお客さんが増えた結果、質問への回答期間が長くなったり、納めたシステムの検収期間が長引いたり、と当社も少なからぬ影響を受けています。

なぜ長引くのかを聞いてみると、「会社に出てこないから、はんこを押せない」「上長と会わないから、はんこを貰えない」という、ある意味ごもっともな理由でした。

中には、こんな状況に藻関わらず、大急ぎで上長のはんこ（決済）をもらうべく、わずか１週間で発注戴いたお客様もおり、ありがたい限りです。置かれた状況から考えれば、これって、まさに「紙対応」ですね。

「はんこ」の意味は、所有者＝本人である前提のもと、「確かに本人が承諾した」証拠を残すことにありますから、電子的に実現する方法はいくらでもあります。Excelだけで実現した例もあります。

今回の騒ぎで社会の構造が変わると言われていますが、良い方向に変わることを祈ります。

他にもある、紙文化：FAX

当社ではFAXで受発注をすることはまずありませんが、業種によってはFAXを多用しています。例えば青果卸業などは、毎日取り扱い品目が変わることから、定型様式化しづらいのです。

そんな業界では、電子メールは自宅で読めても、FAXだけは機械が置いてある会社に行かないと読めないという理由で、定期的に出社している人がいるそうです。

自宅で会社のFAXを確認できれば、出社する回数を減らせそうですね。

実はできる、リモートFAX

自宅にいながら、会社のFAX

FAXの機種にもよりますが、最近のFAXは一旦メモリに蓄積して、閲覧してから印刷するかどうかを決められるものが増えています（初期値で印刷されてしまうようですが）。

我が社では、ほとんど一方的に送られてくる広告FAXがほとんどであることから、印刷は一切せず、全て画像データに変換し（FAX機の設定でできます）、パソコンの画面上で閲覧しています。

これを、共有フォルダ設定にすることで、社内のどのPCからでも閲覧することができるようになります。

従って、自宅から会社にリモート接続する設定にしておくと、自宅からでも（モバイルからでも）、会社のコンピュータを通してとなりますが、FAXが読めるようになります。

一度、お試しあれ。

意外とアナログではないFAX

前述の様に、画像データ化することで、コンピュータを通じて閲覧できるようになるFAXは、アナログ文化の権化と決めつけるわけに行きません。

それどころか、送信もパソコンから自動でできるので、Excelで得意先リストを作っておいて、相手先毎に発注書をFAXで自動送信するような使い方も可能です。この場合も、内部的には一度画像データ化しています。

デジタルの権化のように思われているスマホにしても、”電波”という”波”、即ちアナログ信号に依存しているわけですから、「アナログ思考」のような使い方に象徴されるネガティブなイメージとはうらはらに、案外アナログもデジタル的な活用ができるものです。