道具としてのExcel活用

Excelの名簿を使って、直接メール送信

Excelで名簿管理、は常識。宛名印刷も簡単。

顧客や仕入先の名簿を管理せよ、といわれれば、十中八九はExcelで名簿を作るのではないでしょうか？

それは、Excelで作っておけば、宛名印刷などに応用できることが経験則で知られているからです。

Excelのシートを宛名ラベル様式にして、関数で1件ずつ切替えるのもよいですが、多くのパッケージソフトではエクセル形式のデータをそのまま取り込んで処理することができますから、宛名印刷機能を買ってくれば、Excelの名簿の活用もできるわけです。

メール送信もExcelの関数でできる！

多くの人にとって、Excelは関数で活用するものとして認識されています。その中のhyperlink関数を使えば、メールアドレスが設定された列（仮にX列とします）に対して、「=HYPERLINK("mailto:"& X1 & "?subject=メールタイトル")」のように設定することで、クリックすれば宛先とタイトルが自動設定されるようにできます。同じ文面で送信するのであれば、本文はコピペでも良さそうです。

かなり便利になりそうですが、これが何百件もあったら、いちいちクリックするのは大変ですね。

ところで、ExcelにはVBA（Visual Basic for Application）と呼ばれるプログラム言語を搭載しており、これを使って自動記録するしくみは「マクロ」と呼ばれています。

これを活用することで、名簿から宛名印刷する要領で、メールを送信することができます。例えば・・・

• 宛先ごとに定型文のメールを送信する（メール本文に、「ｘｘ様」と個別設定ができる）
• 受発注の数字を反映するなど、相手先により文面（本文）を変更してメールを送る
• 請求書を自動で集計してPDFにし、メール添付で送信する（暗号化ZIP形式にして、2通目でパスワードを送信も可）

といったことが、実現できます。

コロナ禍の影響で在宅勤務を強いられた結果、紙の請求書のやりとりのためだけに出社を強いられるのはやりきれない、ということで、急速に電子請求書が普及し始めているようです。これを手作業で作っていては、電子の意味がありません。できれば、受け取った側が自動的に処理できるようにしておくと、より電子化のメリットが活きてきます。

VBAでプログラムする必要はありますが、一度しくみを作ってしまえば、翌月からは無人で処理が可能になります。

※今から習得する時間がもったいない、という方は、構築をお手伝い致します！

メールができるなら、FAXも

組み合わせで実現する、自動FAX送信

今どきFAXを使っているのは日本くらいだとよく言われますが、受信後すぐ人が読めるというメリットの一方、人以外は読めない（機械処理ができない）デメリットは、非効率化の元凶ともいえます。

そうはいっても、業種によってはFAXでなければ受け付けて貰えないケースもあるので、一概にきれい事では片付きません。何より、1通10円以下で宛先者の机の上にほぼ確実に届くという運用特性を活かした「FAXマーケティング」は今でも健在で、当社にも日に数通送られてきます（印刷せずに画面で見ていますが、一度は開いて見ざるを得ません）。

そんな時、メールを送るのと同様に、Excelから自動的にFAXを送ることができます。

といっても、単体ではそんな機能はありませんから、FAX送信ソフトと組み合わせます。

そんな時、当社ではいつも「まいとーくFAX」というソフトウェアを使っています。

プリンタで印刷する要領で使えますから、マクロ（VBA）で自動化しなくても、十分活用できます。

もちろん、マクロを使えば、相手先毎に発注内容を集計して自動的に決まった時間にFAX送信、といった事もできます（卸売業やデパ地下のお店などでは重宝されます）。

環境により、別途FAXモデムが必要となりますが、送信手数料など不要で、「FAXを使ったダイレクトマーケティング」といった分野でも活用されています。

ExcelもFAXも多用しているなら、是非お試しあれ。

また、やりたいことがまとまらない場合は、Excel専門の当社にお任せあれ。