道具としてのExcel活用

よくある相談：請求書を自動で作りたい

見積もりから請求書を作るだけなら、2～3日仕事

よくある問い合わせ「請求書の自動化」

よくある問い合わせテーマの中でも、請求書を自動で出したい、という要望はよくあります。

聞けば、現状手書きの伝票を、Excelの定型様式に転記しているので、月末は大変なのだとか。

パッケージソフトも選択肢に入れるべき

単に請求書を自動化するだけなら、2000円程度からパッケージソフトがありますし、フリーウェアでも転がっています。

そうしない事情とは、「相手先によって様式が異なる」「会計システムにも入れ直す手間を省きたい」「見積もりと連携させたい」・・・等、要するに請求書だけの話ではないのです。

それにしたって、見積書から請求書を作るだけなら、せいぜい2～3日あれば片付くお手軽な仕事です。

 

実は奥が深い、請求書

見積書は1つとは限らない

これもよくある相談ですが、「見積書は事前に何種類も提出し、そのうち採用されるのは最終版とは限らない」という事情です。

何種類あろうと、最終採用されたものを選択すれば良さそうなものですが、多くの場合営業事務と営業の当事者は別人ですし、同一人物でも何週間も前の見積もりなんて、覚えていなくて当然です。

こうなると、運用ルールも含めて標準化しておかないと、ソフトウェアの機能だけでは限界があります。

 

見積もり金額が途中で変わる

次に多いのが、見積もりは仮数値であって、途中で顧客の要望に応えているうちに変わる、というものです。

これもどれが採択されて、どれが見積もっただけかを分けなければなりません。

これも、「有効な見積もりだけ選択できます」的な機能があっても、面倒さは解消されず、請求金額の間違いを撲滅することはできません。

 

請求があれば、支払いもある

請求書は、自分も受け取る

意外と忘れがちなのが、請求書を受け取ったら、自分も支払うべき立場にある点です。

請求額をそのまま支払っているところは少ないはずで、たいてい自社で認識している「支払うべき金額」と付き合わせることで、支払いの承認をしているはずです。

そうなると、見積もりを出すだけで無く、「見積もり依頼書」を発行することで、外注費用を正しく認識しておく必要が生じます。

 

請求行為は、あらゆる業務につながる

自動化可能範囲は、全社規模

請求も、支払いも、経理も、計画も・・・

請求すれば、会計上もその認識をすることになるので、お金の流れに直結します。支払いも同様ですが、多くの場合請求＝企業活動の一環として支払いに関連する行為が発生します。

この他、中長期の営業計画の立案も過去の受注・請求実績から判断すべきですし、中長期的な営業計画が立てられれば、工場でも正確な生産計画を立案し、効率的な購買行為につながります。

つながる前提で見直せば、より効率的に

考えてみれば、すべての企業活動は、一定の目的のもとで有機的に結合されています。

改めて、各組織が何のために存在し、どうあるべきかにメスを入れることで、全体がどのようにつながるべきかが見えてきます。

これが、大きな効率化のための第一歩となります。