道具としてのExcel活用
Excelで在庫管理（4）実例に見るシステム手法の考え方-関連業務篇-
前回までにExcelで在庫管理をするにあたって、基本的な考え方から実運用の留意点を書いてきました。
Excelで在庫管理（2）Excelで管理するメリット/デメリット
Excelで在庫管理（3）実例に見るシステム手法の考え方-商材篇-
今回は在庫管理と組み合わせる上流業務・下流業務のお話です。
（ここで言う上流・下流とは前工程、後工程を指します。）
ケース1：営業予測
工場で生産予測（フォーキャスト）をする際の有力根拠は何だと思いますか？
意外なようですが、有力根拠の一つは営業予測数値です。
営業予測（目標）とは、向こう6ヶ月の間に、どの商品をどれだけ売るか、と言うものです。
そんなの正確な数値ではないと思われるかも知れませんね。
しかし、目標に対して営業計画を立てている以上、それなりの確度でその通り販売されます。
在庫予測もその時同時に行ってしまいます。
但し、ずれると大きな不良在庫を抱えることになります。
その為、毎月販売実績数値と予測数値を比べて補正しながら使うケースが多いです。
この営業予測システム（予実管理）も、Excelの得意とする分野です。
ケース2：生産計画・受注管理
取引相手が製造業などの場合、相手先の生産計画に合わせて必要な部材を供給する必要があります。
多くは複数の取引先があるので、取引先の数だけ生産計画の様式が存在します。
このため、10社と取引があると、10通りの生産計画を見ながら自社の生産計画に転記する…
といったことが日常的に行われています。
大抵の生産計画は、Excel様式で提供されます。
そこで、Excelのシステムとして共通様式に変換するしくみを作っておけば、かなり自動化できます。
ケース3：会計システム
会計系の処理では、仕入れの発注をすれば（もしくは入庫時点で）買掛金が立ちます。
製品在庫を出荷すれば売掛金を立てるケースも多いのです。
しかし、ほとんどのケースで手作業、もしくは別システムで行っています。
では、在庫管理システムと連動させたらどうでしょうか？
こうしたデータも会計システム（経理ソフト）側のファイルとして作成する事が可能です。
こうした授受ファイルが監査証跡にもなるので、規模の大きい企業にこそお勧めです。
ケース4：輸出入
原材料を海外から調達や、現地法人で工場を運営している場合、原材料や完成品のやりとりが国を越えて行われます。
こうしたケースの特徴として、発注から納品までに1ヶ月単位で時間を要する事が挙げられます。
また、相手国によっては発注したとおりに納品されているとは限りません。
そこで、「発注分を納入数で消し込む」という発想にならない場合もあります。
Excelで作った場合、発注側を変更して正しく納入されたかの様にした上で、生産計画を引き直すという荒技も可能です。
ケース5：見積請求
商社では、受注してから外国企業に仕入れ手配を行い、輸入後に当該社に引き渡す場合があります。
特に食品系で多いのですが、商社側の判断や商取引上の制約などがある場合があります。
この場合、例えば必ずしも大きな単位の発注ではないにも拘わらず、まず一定の単位で調達します。
そして以後は小ロットで注文があるたびに出荷するスタイルなどがあります。
こういったケースでは次のような流れになります。
まずは見積を発行します。
そして、受注したらその分だけ出荷指示書を作成します。
月末で締め、相手先ごとに月単位の販売量・金額などを請求書として集計します。
当然見積の数字を基に、出荷・請求に結びつけたいのですが、途中の変更が多いのが悩みの種です。
在庫管理は、管理手法の確立が要
在庫管理だけを視野に入れず、その上流・下流に存在する業務とうまく連携させることで、
業務全体がシンプルになり、ぐっと効率化が進むことがあります。
自社の業務を今一度見直すことで、どこをシステム化すればよいのか見えてくるのではないでしょうか？
判断でお困りでしたら、無料・匿名で相談にも応じています。
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また、業務改善についてのTipsもありますので、ぜひご一読ください。