事例紹介

Excelだけで実現、サーバ無しに直感的なワークフローシステム

背景 PCの扱いに慣れていない人も多い中、数多くの稟議を効率よくまわしたい。
方針 普段Excelを使っているので、使い慣れたExcelだけでワークフロー支援システムが組めないか?
実現 書き込み保護などの初心者向け対策を講じた上で、サーバ無しでも直感的に使えるワークフローシステムを実現。
クラウド型サービスではないので、ランニングコストは不要。

初心者でも違和感無く使えるワークフロー

サーバ等新規投資ゼロのまま 全てExcelで実現

導入前

製品の仕様を変える際、単に一部だけ変えればよいわけではなく、関連部署・社外関係者への通知や、社内への然るべき承認等が必要になります。
従来は、全て紙による稟議書等で管理されていましたが、戻ってくるまでの時間が長く、かつ「どこで滞っているか分からない」ため、催促もできない状況でした。これでは、タイムリーな商品企画も行えません。

 

導入の経緯

当該業務の関係者は、営業現場の人など多様であり、必ずしもPCの扱いに精通している人ばかりではありません。また、どこを変更するかによって、承認を求める相手や関係する部署が異なります。

製品はかなり頻繁に仕様変更がなされるため、通年では数百回同じような稟議が回されることになり、ミスと時間ロスによる無駄を誰もが感じながらも、一部の人がPCに慣れていない等の理由により、手を打てずにいました。

そんな折、普段レポート作成に使っているExcelだったら実現可能ではないかということになり、開発を検討することになりました。

 

開発したシステムの概要

今回開発したシステムは、ワークフローをExcelでコントロールしようとするものです。
具体的には、ある工程で手続をした後、承認や次工程へ処理を自動的に回してしまおうとするものです。

まず、コンピュータシステムに慣れていない方でも使えるよう、極力アレルギーを感じさせないような工夫が必要です。そこで、もともと、紙ベースで運用していた時のレイアウトを、Excelシートでほぼそっくりに再現しました。

これによって、普段見慣れたレイアウトそのものとし、導入時の抵抗感を幾分か和らげることができました。
更に、起票部署→承認者→次工程記入者→更に次工程記入者・・・のように、段階的に記入を進めます(=ワークフロー)が、間違って他部門が書くべき箇所に記入しないよう、部署毎に登録する内容だけの画面構成とする工夫をしました。

記入が終わったら、自動的に「次の部署」へ回します。
次工程の担当者は、自分の部署分のみを記入し、あとは同様に次工程へ回します。

こうして、管理者からは、どのフォルダにファイルがあるかによって、進捗を把握することができるようになりました。

なお、同一部署に複数の工程があったり、差し戻されるケースもあるので、実際には工程単位で画面を作ってあります。

 

 Excelでワークフローを作る意味

ワークフローシステムは、これまでにもブラウザベースのものなど、数多く発表されていますが、他のワークフローシステムとは決定的に異なる点に、「Excelのシートなので、メモ書きや着色が可能」な点が挙げられます。例えば、次工程への申し送りが必要な場合、Excel本来の機能である、吹き出しやコメント機能を使って記入することもできます。

コピー&貼り付け(コピペ)ができるため、他の資料へ再利用することも容易です。

また、コスト的にも、今回のケースでは80万円弱の初期費用のみで、一般的なクラウド型サービスのようなランニングコストは一切かかりませんので、長く使えば使うほど、有利になります。

この他、任意のファイルを添付したいというニーズが追加されましたが、元々織込んであったため、追加コスト=0で実現できました。