事例紹介

受注後も変更が起こる見積に対応
転記無しで正確な請求書発行

導入目的 受注後にも見積金額から変更が起きる為、正確な請求金額を把握したい
課題 発注数に応じて単価が変わる
営業各人が各々の様式で見積もりを作成し、変更時の記録が残っていない
効果 月末にボタンを一度クリックするだけで、正確な請求書が作成可能

対象業務の概要

E社の営業は、長期に渡って様々な見積を提出し、その中から最終選考されて決まる特徴を持っています。この場合、採用されるのは最終見積とは限りません。
更に、受注後も変更が割と頻繁に発生するため、採用された見積=請求すべき金額、でもないのです。

ご相談内容

月初に請求をする際、いつも正しい請求金額を確認するのに、膨大な時間を要していました。
また、年に数件ですが、請求金額についての問い合わせがあり、改めて確認する作業負荷も、重くのしかかっていました。
過去にパッケージソフトを導入したことがありましたが、請求金額が確定しないと運用ができなかったようで、自社専用ツールを作る必要があると考え、Excelのマクロなら意外と安くできるのではないか、ということでお問い合わせ戴きました。

当事者が考えた原因

金額の高いカスタマイズ前提の商品を扱っていることから、見積も最初から何パターンも提出し、そこから顧客とブレストしながら次の見積案を作り・・・の繰り返しが必要です。
いっそこの過程は手元のExcelで管理し、決定した金額だけを登録しておけばよいのではないか、というのが当初の案でした。
とはいえ、一度合意した見積内容に対しても、爾後修正(仕様変更)が頻繁に生じることから、追加/削除が繰り返されます。こうなると、決定した金額を登録する=請求額を登録する、ということになりますから、今と何も変わりません。

真の原因

一般の見積書は、単価×数量=金額、という概念で示されますが、E社の扱う商材には、単価見積という概念が含まれます。
どういうことかというと、「1~10個までは@100、50個までは@95・・・」のように、まとめ買いを前提に、何個買った場合は1個いくらになる、という見積です。
こうした特殊事情もあり、見積書は各人が自由な表現で作っていました。これでは機械処理ができません。
更に、仕様変更があった場合も、メールでのやりとりだけで済ませていることが多く、後からこれらの情報をかきあつめるのが、大変だったのです。

対応策

通常の見積書と単価見積用は別ものとして表現するルールとし、様式を統一(標準化)しました。これで機械処理ができます。
続いて、負荷の最大要因であった変更分の反映については、「発注した・しない」のトラブルが少なからずあったことも踏まえ、これを期に必ず見積書を再発行し、発注手続きをその都度することに改めてもらいました。そのために、システム上で簡単な手続きで、修正見積が作れるようにしたので、当事者の負荷はむしろ減っています。
こうして、常に現状が登録されるようなルールとした上で、複数の見積書の中から1つだけを管理対象とできるようなシステムとし、これを機械的に集計できるようにしたおかげで、月末はボタン一発で正しい請求書が作れるようになりました。