課題解決　事例紹介

Excel＋クラウドシステムで、数万種類の商品在庫を、Excelで管理

古いERP基幹システムが、サポート切れ

カスタマイズ不能な既存システム

F社は雑貨の製造・販売・卸・直営店舗の運営を行っています。
全国に取引先を展開し、自社の直営店舗も10店舗近く運営しています。

製造～流通の在庫管理は、パッケージソフト（ERP）をカスタマイズして使用していましたが、使わない機能が多く、古くなると機能更新にも応じてもらえないなどの問題が生じたことから、期限切れを機に使い勝手位のいいシステムに乗換を検討していました。

様々なパッケージソフトを探す中で、やりたいことは限られているので、いっそオーダーメイドで作ったらどうかということになり、複数方式の中から「短期間で完成できそう」「拡張性に優れる」「直感的に使える」といったことから、Excelをベースにしたスクラッチ開発（0から設計する方式）方針を採ることになりました。

ただし、在庫管理については、複数拠点をまたがることや、短期で広範囲のシステムをスクラッチ開発することへの懸念から、当面はクラウド方式のサービスを利用することにしました。

現状の全ての機能を移植する必要がなかったこともあり、要件整理を通じて必要な機能の抽出と、新たに取り入れるべき機能を整理した上で、優先順を考慮しながら、まずは短期で対応できる範囲から順に進めることとなりました。

商品在庫が把握できない

現状は複数の商品に同一の商品コードが振られている、一つの商品には自社の管理コードやJANコードなど複数のコードが付いている、委託先の事情により自社の管理コードとは別の商品コードで管理されていることもある…と、コード間に互換性がなく、どの商品が売れたかの正確に把握ができていませんでした。
このため、在庫切れに気付かず注文を受けてしまい、発送時に分かってあわてることも少なくありませんでした。

こうしたケースを防止するため、多めに発注するようになると、今度は不良在庫が増えてしまいます。

最新在庫を自動で維持する方法 ～ 夜間バッチ

夜間自動更新（バッチ）処理で、常に最新在庫数表示

まず、今回の乗り換えを機に、全商品に新たにユニークコードを採番し直しました。
そのうえで、物流のクラウドシステムから毎朝数万種類の商品在庫情報を受け取り、データベースを夜間に自動更新する機能を実装し、毎日最新の商品在庫を見ながら、受注～出荷の登録を各営業が行うようになりました。
どの商品が何個売れたかを正確に把握することで、売れた分だけ仕入ができるようになりました。

受注入力画面では現在の最新の在庫情報が表示され、在庫の範囲で正確な受注が可能になっています。
また、売れた分を請求に回し、入金の消し込みまで管理ができるため、単なる在庫把握だけでなく、日常の業務にもより密着したシステムとして活躍しています。