課題解決　事例紹介

PCが苦手でも、現場の情報を即時共有したい

受注即登録～短期承認のサイクルを、戦略的に実現

L社は経営コンサルティング会社として急成長しており、急激に社員数も増えています。とはいえ、まだ若い会社なので、自社でサーバを運営するほどの人材もなく、今後の成長を考えると足枷になるような投資はできません。

また、コンサルティング業という特性から、社員は全国のクライアントを飛び歩いており、自社に戻ってくる機会は限られます。

コンサルタントは営業も行っており、自分で契約した案件を自分でこなしているため、できるだけすぐに内容を登録し、上長の承認を得ることが、あるべきプロジェクト管理の第一歩となります。

しかし、コンサルタントであることと、コンピュータに詳しいかどうかは別の問題であり、現実として苦手な人が多い傾向にあることから、単純な操作で直感的に利用できることが求められました。

クラウドデータベース活用の方針

成長が著しいので今後どこまで成長するか見えないことから、サーバ能力などが爾後足枷になると困ること、自社でサーバを運営する部門・人材がないこと、更に出張先でも登録させたいといったニーズから、必然的にクラウドサービスを活用した実装方針が固まりました。

全社員は日頃から提案資料等で、マイクロソフト社のOffice製品を使い慣れていることもあり、一般的なクラウドシステムで使われるWebブラウザ方式よりも、画面などはExcelで作る方が慣れていたため、フロントエンド（見た目の画面）＝Excel、データベース＝Azure Database（旧：SQL Azure）の構成に決まりました。
利用者からは、普段通りExcelを使っている様に感じられますが、実際のデータの格納は、Azure上のデータベースに対して行われています。

これなら、従前数百万円かかっていたデータベースの初期費用（導入費用）がなくなり、月額数千円の利用料だけで済むようになります。

実現したシステムの特徴（Excel＋クラウドサービス）

通常、Excelでアプリケーションを作ると、バージョンアップ時の配布方法が課題となります。本システムでは、アプリケーション本体もクラウドサービスを利用することで、配布そのものを不要としています。具体的には、Dropboxのサービスを使う事で、アプリケーションとして使うマクロ入りExcelファイルが常に最新状態に維持されます。L社では、ついでに請求書などもDropboxで社内共有しています。

また、データは全てクラウドデータベースに送ってしまうので、利用社側のコンピュータにはデータが残りません。全国を飛び回るコンサルタントが、コンピュータセキュリティを深く意識せずとも、データの盗難等から未然に守ってくれるしくみといえるでしょう。

更に、全ての機能がExcelで作られていることで、コピペなどのExcel操作がほぼそのまま使えるため、利用者にとってデータベースシステムであるという意識を不要とすることに成功しました。

当然、販売管理システムとして必要な機能は網羅しており、月末一括請求書発行、一部入金などに対応した入金消込処理、さらにコンサルタントごとの成績一覧などのレポートも充実しています。

解決した課題

従前のやり方だと、受注した内容をExcelで作った指定様式に記入し、メールにより上長へ送付、この承認／不承認の結果もメールで伝え、最終的にプロジェクト全体を管理する別のExcelシートに転記・・・といった具合で、人手による転記が繰り返されていました。当然転記ミスも発生しますし、なんと言っても処理に時間がかかります。

今回、見た目や使い勝手はExcelのまま活用しつつ、クラウド型データベースシステムにしたことで、登録時点でエラーチェックが行われ、リアルタイムで結果を共有することができるようになり、ビジネスのスピードアップに大きく貢献することとなりました。