事例紹介

バーコードを使用した勤怠実績管理事例
給与計算ソフトにデータを連係

業種
利用規模
用途
解決した問題
導入目的 給与計算に必要となる正確な勤怠実績を、誰でも簡単に記録できるようにしたい
課題 手入力では、入力ミスが防げなかった
効果 社員証のバーコードスキャンだけで正確な記録を実現。
登録漏れや内容の補正が、Excel上でできる。

このシステムの概要

バーコードを使用することで、直接入力が不要な勤怠実績管理システムです(同様のしくみのものが何社かで稼働しています)。

まず、社員名簿を元に、バーコード入りの社員証を作成・印刷し、配布しておきます。新入社員が入ったら、当該社員分の社員証を印刷します。

あとは、日々出勤・退勤の都度、バーコードリーダーで社員証をスキャンするだけで、自動的に「出勤時刻」「退勤時刻」が記録され、月末にデータを集計します。(休憩開始~休憩終了を登録するパターンもあります)

なお、バーコードは、JAN、CODE39、QRコードなど、目的に応じて対応可能ですが、最も扱いやすいのはJANコードで、スキャナも2000円くらいで手に入ります。

バーコードを利用した勤怠管理システム

社員証に付けられたバーコードを読ませるだけで、勤怠登録ができます。

 

実績値の集計

記録しただけでは意味がありませんし、記録忘れなどもあることから、一旦日々の記録を社員単位で集計し、漏れが無いかチェックを行います。これも、Excel+マクロでシステム化しています。

集計後、記録忘れや遅刻の振替えなど人の判断を要するケースに対しては、集計シート(Excel)でエラーチェック機能を活用しながら修正し、最終的に清書版となってから、給与計算ソフト用のデータに変換します。

なお、給与計算ソフトを変更する場合は、受渡しに使うデータ(csvファイルが多いです)を変更する必要があるので、ご留意下さい。

 

 運用イメージ

バーコードを利用した勤怠管理システムの運用イメージ

  1. 出退勤時、社員証のバーコードを読み取る
  2. 勤怠実績データが蓄積される
  3. 勤怠実績管理ツールによってデータを加工
  4. 給与管理ソフトへ、csv形式でデータを渡す

 

バーコードの、他の用途への応用

バーコードを使ったシステムの一番の特徴は、当該システム自身で新たなバーコードを作成できる点です。

この特徴を活かして、物流やネット通販で自社倉庫から発送するようなケースなど、取り扱う対象が頻繁に変わる現場で、バーコードが活躍しています。

例えば、商品の入れ替えに応じて保管場所識別用のバーコードを発行したり、新商品登録に段ボールのバーコード(JANではなくITFが使われます)を読み取って登録支援を行うなど、「人が入力する要素を最小限にする」方針で、様々な活用がされています。

なお、バーコード事態はマクロがなくても使えます。2000円程度の投資で入力ミスが無くせるのであれば、安い投資では無いでしょうか?