道具としてのExcel活用

Excelなら安く作業を頼める？

よくある勘違い「プロならすぐにできる」

「Excelだから」「プロだから」

問い合わせの中に、年に１～２件は「Excelなんだから、5000円くらいでできるでしょ？」的な、とにかく安くできる事を期待したものがあります。

そんな時は、Excelだろうがなんであろうが、人様からお金を戴いて納品する以上、念入りに仕上げる責任があり、安ければ良いという仕事ではない旨説明するのですが、ほぼ「だってプロなんだからすぐできるでしょ」という反応が返ってきます。

それを言い始めると、自分で物置を作ったら5日もかかったけれど、プロの大工なら半日だから￥10,000も払えばよいだろう、という理屈になります（誰もプロになりたがりませんね）。

 

安いのも高いのも理由がある

「プロだから」というロジックであれば、続は「高い」になるという当方の期待が背景にあるとは言え、「素人だと高く支払うが（とは直接的には言っていませんが、主旨としては同じこと）、プロには安く支払う」という根拠への理解がなかなか及ばず、お断りすることが多々あります。

標準よりも安くできるのは、海外で開発する等の体制なり、パーツ類を整備しておくなどの投資があるからできるのが本来であり、根拠なく安くしようとすると、どこかで手を抜かなくてはいけません。

同様に、高くする以上は何らかの付加価値を付けなくては、他社にお客が流れてしまいます。

当社の場合、問題の解決を請け負う覚悟でやっていますから、やれと言われたことをそのままするわけでは無く、どうすれば真の問題解決につながるかを提案することで付加価値を付けており、これをおまけだとか￥5,000で提供するなら、今度は従業員が逃げて行ってしまうでしょう。

というわけで、さすがに数千円レベルでできることは限られますが、安くできないかと言われれば、そうでもないのです。

 

Excelの特徴を活かして安くシステム開発する方法とは

Excelの特徴とは

もともとある機能をフル活用

Excelの何が良いかと言って、まず元々ある機能の豊富さが挙げられるます。

例えばピボットテーブルを使えば、表頭・表側を自在に設定し、スライサーと組み合わせて任意の条件だけの比較なども、マウスだけですいすいとできてしまいます。

こうした機能をマクロと組み合わせれば、かなり高度なしくみが、短時間で実現できます。

このように、元々ある機能を活かして自動化につながれば、期間・費用ともに、驚くほど抑えられます。

 

Excelに入力すれば、あっという間？

「Excelなら効率が良いので、紙の伝票を手で登録して欲しい」「ワープロに入れると大変だから、Excelなら楽だろう」・・・と本気で思っている方も少なくないようですが、同じ文字数を打ち込むのに必要なキー打鍵数は同じです。「Excelだから」は「安い」「簡単」の枕詞ではなく、その間に「コピペが容易だから」「元々ある機能が豊富だから」といった理由がその間に入ってこそ、「安い」「短期間」が実現できるのです。

単に伝票を転記したり、紙の様式をExcelで再現するといった作業は、Excelの良さがあまり活かせない作業の典型です。

 

Excelのプロとは？

100シートもある複雑なファイルが送られてきて、「Excelのプロなんだから、見れば分かるでしょう」と言われることが多々ありますが、それを作った人が何のつもりで何を目的としてどうしたかったのか・・・は、Excelとは関係がありませんから、ご期待に沿えることができません。古代遺跡から発掘された道具について、「機械メーカーの技術者なんだから、見ればわかるでしょ」と言っているのと同じです。

そもそも、Excelのプロなら「Excel形式のファイルに書かれていることなら全て」理解できる、という前提に無理があります。

当社の場合は、「Excelの機能に精通しており、それを業務にどのように活かせば良いかを、様々な経験を積み重ねて、誰よりも詳しくなった」Excelのプロの集まりです。

他にも、ショートカットのプロとか、操作方法のプロ、マクロ（VBA）でゲームだって作れてしまうプロ、・・・など、様々な「Excelのプロ」が居ますので、目的に応じて使い分けて戴きたいところです。

 

こうすれば、Excelの特徴を活かせる

まずはExcelの機能にデータを合わせる

Excelの豊富な機能を使うためには、処理できるデータになっているのが大前提です。

ところが、意識しないでいると、そのままでは処理に使えないデータができてしまいます。

例えば、住所を都道府県別に検索したいのであれば。少なくとも都道府県とそれ以外の列が分離していなければ行けませんが、都道府県と連続しているならまだしも、「都道府県がない場合がある」「神奈川と神奈川県が混在している」「打ち間違いがたまにある」といった状態だと、そのまま処理ができないのです。

 

どんな機能があるか、概要を知っておこう

ざっとで構わないのですが、ピボットテーブルが何をする機能か、フィルタがどんな機能か・・・といった事を知っていると、これらを組み合わせればどんなことができそう、といった予想がつきます。

それをプログラム言語として表現するのは敷居が高いと思いますが、だいたいどんな手順で処理するかが見えていれば、見積が高いか安いかのあたりも、つきやすくなるはずです。