事例紹介

 Excelでワークフロー ~ ActiveDirectrtyへの登録申請業務の自動化

業種
利用規模
解決した問題
背景 Excelシートで作った申請書を運用中。手作業に限界が出てきたので、自動化を検討。
方針 申請書様式の変更が多いことから、従来通り申請書はExcelシートが臨まれた。
これを活用するなら、Excelのままシステム化した方が妥当との判断に。
効果 エラーチェックの自動化や入力支援機能のおかげで、入力ミスは激減。
全体の運用も、必要なファイルともどもメールするなど、高度に自動化された。

従来のExcel申請書をそのまま登録画面に採用

ご相談の経緯

B社では、所属変更に伴うActiveDirectry設定の変更や、特定フォルダへのアクセス権限設定などの申請をExcelで作った申請書に記入し、メールで添付することで申請していました。

頻度が高くなってきたことや、記入ミス等による登録不可エラーが多発していたことから、高度な入力支援機能を持った本格的なワークフローシステムの導入を検討していました。

 

解決すべき課題

B社で運用している申請書の種類は、ざっと20種類以上にも及びました。

SharePointSeverを使う方法なども検討されましたが、申請書の種類毎に入力支援に求められている機能が異なったり項目がまちまちであったこと、様式自体の追加/改変が多いことなどから、ゼロから作ったほうが適していると判断され、その実現方法として元のExcelをベースにそのまま登録画面にする方向が決まりました。

 

解決すべき課題・実装

入力支援機能がまちまち、とはいっても、分類していくと数種類のルールをベースにしていることがわかりました。ここから、必要なマスタ類を検討し、最終的には4つのマスタで判断できるようにしました。

元々使っていた申請書をそのまま活用する方針については、調べてみると実際には申請書に無い事項については、承認者が自分で調べて補完する等の手続きを伴っていたことが分かり、急遽項目の追加が必要になりました。

 

実現したシステム

これまで使っていたExcelと違和感のないデザインで項目追加を行い、入力が必要な箇所を明示する、自動で取得できる箇所は自動取得する(ログイン情報から利用者情報を取得等)、エラーチェックを2段階で行う(入力時点でわかるエラーと、登録時点における項目間での相関チェック)、といった実装により、入力の手間を大幅に減らすことができ、これに伴い入力ミスもほぼ撲滅できました。

また、最終的な承認が終わった場合、AD(アクティブディレクトリ)に登録するためのcsvファイルを出力し、必要な添付ファイルとともにメールで自動送信するなど、運用全体の効率化も実現しました。