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PowerPlatform活用　かんたんアンケート集計

業種
利用規模
用途
解決した問題
背景 コロナ禍でオンライン授業が主体となったことに起因し、学生の反応をアンケート調査することにした。
通常業務で既に時間が足りていないくらいなので、調査の準備も集計もなるべく手間がかからない方法を取る必要があった。
方針 とにかく回答率を上げて、多くの声を集めることを最優先とした。
WordやExcelで調査票を用意しても、学生は回答後にメール添付するのを手間に感じると考え、
スマホから気軽に回答できる方法を取ることにした。
効果 スマホで簡単に答えられる事から学生の回答率が良かった。
アンケート集計は自動化だけでなくリアルタイムで確認ができるので、事務的な負担が増すことなく、
フィードバックを迅速に行うことができた。

オンライン授業の評価をアンケート集計したい

コロナ禍で、学校は対面の授業が行えず、突如としてオンライン授業が主流となりました。
授業の準備をする教授も、様々な手続きに追われる事務方も通常時とは違う仕事に追われています。
手探りで始めたオンライン授業が学生にとってどう捉えられているのかをアンケート集計し、フィードバックすることでより満足してもらえる授業づくりに取り組むこととなりました。
しかし、授業の運営をしながらアンケートを用意して回収し、集計し、…といった時間は確保できそうにありません。
そこで「Excelでアンケートを作成し、集計を自動化するというのは出来ますか？」と最初の相談が持ち込まれました。

アンケートの用意も回答も集計も、全部オンラインで完結

Excelを使用したアンケート調査票の作成と集計、レポートの出力は何度も実績がありますので、特に難しい話ではありません。
問題となったのはアンケートの回収はどうするのか？集計はどのタイミングで行うのか？といった運用面でした。
ただでさえ今までにない仕事が増えて忙しいのに、なるべくテレワークに協力してほしいという要請まであります。
また、学生目線で考えると授業後にアンケートをExcelに入力してメールで送るのは結構な手間です。
せっかく調査するのであれば、回答率が高くたくさんの意見が聞けるようにしたいものですが、一体どうすれば…
そこで提案したのがMicrosoft社の「PowerPlatform」サービスの活用でした。

PowerPlatformはMicroSoftが提供しているビジネスプラットフォームです。
最近は業務のデジタル化・自動化で「働き方改革」が進められていますが、PowerPlatformにはワークフローの自動処理やBI(Business Intelligence)によるビックデータ解析が用意されています。


せっかくOffice365を使用されているのであれば、このプラットフォームを活用し、アンケートの回収も集計も全てオンラインで自動化する事を提案しました。

 

システムの概要

学生に配布するアンケートはMicrosoft Formsで作成できるようにしました。
これはMicroSoftが提供しているアンケート作成ツールです。
質問に対し、選択肢から選択、評価(5点満点で何点か)、自由記述といった回答方法が指定できます。
また、必須回答の設定や、特定の選択肢の場合のみ表示される質問を設定することも可能です。
ポイントとなるのは、アンケートの回答は指定のURLからオンラインで行う点です。
学生がスマホから簡単に、ちょっとの空き時間に回答することができるのは大きなメリットです。
この回答用URLはQRコード表示が可能ですので、オンライン授業の資料内にQRコードを表示させることで、PCで聴講しながらスマホで回答することも出来ます。

学生が回答を送信したら、処理を自動化するPower Automateを使用し、BIデータ解析ツールであるPower BIに繋げます。
学内のアンケートはいわゆる「ビッグデータ」ではありませんが、集計したデータを視覚的に分析するのはPower BIが得意とするところです。
Power BIには集計結果を様々なグラフで見せるレポート作成機能があり、自分で好きなデザインのレポートを作成できます。
今回はレポートの作成までお手伝いしてほしいとのことで、見やすいレポートのデザインを考えていただき、作成しました。


学生が回答を送信し、その結果を自動で集計し、あらかじめ設定していたレポートで表示する。
これら一覧の作業は誰の手を煩わせることもなく、完全自動化でオンラインで完結させることが出来ました。
また、PowerBIではデータの更新頻度の設定を変えることで、1秒ごとに更新＝リアルタイム集計も可能です。
集計結果はもちろんオンラインで共有されていますので、自宅からでもスマホからでも最新のレポートを見ることができます
今日の授業はどう思われてたのかな？と帰宅途中に確認するなど、自分のタイミングで結果を知ることができるのです。

 

レポートを活用したフィードバック

Power BIでは集計結果に対しフィルタをかけることが可能ですので、自分が担当した授業の評価のみを見ることはもちろん、学年別ではどうなのか？男女別で反応に違いはあるのか？と切り口を変えながら分析し、自分の授業ではどういった点が不満に思われているかを知ることができます。
問題点を改善することで評価がどう変わったのか、回答日の期間を絞り込むことで評価の推移を追うこともできます。
オンラインサービスをフル活用した事で、業務量は一切増やさずに有益な結果を得ることに成功しました。
アンケート集計結果がリアルタイムで反映される事は、教授陣の反応も良かったようです。
今後は他の調査にも活用していきたいとのお声をいただいております。
アンケートの集計結果はExcelで取得が可能ですので、PowerBIで作成できるレポート以上の複雑な処理が必要な場合は、Excel + VBAを使用したシステム化で実現可能な幅が広がります。

 

アンケート回答のサンプル

MicrosoftFormsを使用したアンケートのサンプルを用意してあります。
個人情報の収集等は一切されませんので、ぜひお試しください。

サンプル用アンケート

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