事例紹介

Excelから、大量のパワポ資料を定期的に自動生成

導入前 Excelでグラフ・表を作成し、パワポに手で貼り付けていた。
経緯 全てを自動的に作ってしまうのではなく、一度集計後のファイルを作成し、
手作業で加工できる要素をあえて残したことで、強調などの加工が可能になった。

パワーポイント資料の自動生成

集計データの自動グラフ化+パワーポイント資料作成

導入前

従来、顧客から預かった集計データを基に、見やすいようにExcelでグラフ化等の加工を行い、最終的には報告書としてパワーポイント(Microsoft PowerPoint)に手作業で貼り付けていました。

 

導入の経緯

一度に作成する量が膨大になってきたことと、作業ミス撲滅の観点から、自動化の方法を模索していましたがうまい方法が見つからず、たまたまWebで見かけた「Excel専門」という文言を見てお問い合わせいただきました。

作業の特殊性などを考慮し、全てを自動的に作ってしまうのではなく、一度集計後のファイルを作成し、この内容を手作業で加工できる要素をあえて残すことで、最終的なパワポ資料のメリハリが付けられるようなシステムを提案し、その方向で開発することになりました。

 

開発したシステムの概要

パワポ(PowerPoint)資料の元になる表・グラフをエクセル(Excel)で集計し、必要に応じてコメントを入力しながら最終的にはパワポに変換して”清書”します。

  1. 集計もとデータ(rawdata)を指定フォルダに入れ、集計処理を行う。
  2. この時、マスタから取得が必要なデータや、去年から変更になった要素を変換する。
  3. 集計後、いったんエクセルファイルとして作成する。
  4. エクセルファイルに直接コメント・アドバイスを記入したり、グラフの特長を目立たせる等の加工を手作業で行う。
  5. 最終チェックが終わったら、まとめてパワポ(パワーポイント)ファイルとして一括生成する。
  6. その際、見出しのテキストボックスに文字が入りきらない場合、フォントを小さくして表示できるような調整を行う。

Excelから、大量のパワポ資料を定期的に自動生成

Excelから、大量のパワポ資料を定期的に自動生成

 

 

解決できた課題

本システムでは、年度別、目的別などによりPowerPointのデザインを変更したり、グラフ類への強調やコメント記入など人が行う要素もあったため、全自動にすると却って都合が悪い業務の典型例です。

中間でExcelファイルを作り、ここで手加工をした上で、清書版であるPowerPointのテンプレートファイルを指定することで、任意のデザインで創意工夫した結果をレポートとして、大量でも迅速に作成することができるようになりました。

 

同様のシステムの例

これと同様なケースとしては、投資家向けに定期的に運用レポートを発行する業務や、コンサルティング企業における定期的なコンサルレポート作成業務、広告代理店に置ける定期的な広告効果測定報告書の作成などの業務に、広く活用されています。

パワーポイントでどのように表現したいのか、Excelの段階で何らかの手加工を必要とするか、といった個別のケースに応じて、どのようなシステムにするかを判断します。