事例紹介

業務設計により、手順を大幅に簡素化
~ 複雑なExcelシートの構成を単純化 ~

業種
利用規模
解決した問題
背景 輸入した商品の出荷にあたり、倉庫ごと・相手先ごとのシートで管理。
どこからどこに転記・関連付けするか、ベテラン社員でも追えなくなりつつあった。
方針 商品・取引先が増えると、今の管理方法で破綻するのは目に見えていた。
そこで、本来あるべき業務手順を「業務設計」により策定し直すこととした。
効果 今まで多数のファイル・多数のシートをめくりながら、相互の関連性を維持していたのを、原則一元化(1箇所見ていれば、全体を管理できる)。

歴代の担当者が手探りで作ったExcelファイル

ご相談の経緯

W社は食品を扱う専門商社で、操業以来急成長を続けています。

一種のベンチャー企業と言えますが、それだけに人の入れ替わりが激しく、これまで様々な担当者が入れ替わり、それぞれが独自の工夫を積み重ねながら、現状のExcelシートを使った管理方法を編み出したそうです。その結果、中身がブラックボックスとなり、いわゆる「秘伝のたれ」状態になってしまいました。

業務内容としては、輸入した商品を全国各地にある倉庫に保管しておき、オーダーがあったら近くの倉庫から出荷し、月末にまとめて請求する、というものです。

ところで、輸入した商品の荷姿(例:コンテナ)と、出荷するときの単位(例:箱)が異なるため、1つの商品を開けたら、それが無くあるまではそこからとり続ける必要がありました(不足して初めて次のコンテナ分に手を付ける)。

 

現状の課題:設定を変えながら出ないと使えない!

もともとは、倉庫ごとにファイルがあり、取引先毎にシートを分けて管理していました。

ところが、取引先が増えるたびにシートを増やし、全体の在庫量のバランスを確認しながら調整し・・・という具合に、式や設定を変えながらでないとならないため、内部構造を把握した人で無ければ、使いこなせないのが難点でした。

その担当者も退職することとなり、これから倉庫も取引先も増えることを考えると、そのまま引き継いでも業務の破綻は目前に迫っていました。

Excelを使った業務設計

 

業界ルールを踏まえて、業務設計

まずは制約条件の確認

この商社の業界では、輸入した商品の一部は特定のオーダー先専用として割り当てられる不問律があります。これは事前に割り当てられるもので無く、最初に当該コンテナを開いた顧客に対して、以後専用商品として割り当てるというものです。

この他、厳密には自社の所有物となるのは通関後なのですが、これを識別する方法が電話・FAXしかなく、やむを得ずその直後に倉庫に保管された際の連絡を下にしている点に、留意が必要でした。

 

いよいよ、業務設計

この業務の起点は、正確には輸入の手当をするところになりますが、日常管理すべき対象としては、商品のオーダー → 倉庫から該当商品を割当て → 出庫手続きのように考えた方が合理的です。

そうなると、顧客からのオーダーをトリガーにシステムへの登録をスタートすることになります。

その際、どの倉庫から持ってくるかが顧客ごとに決まっているので、自動的に倉庫との関連性はできそうです。

あとは、「今開いているコンテナから取得するのか」「その顧客専用商品として取得するのか」の識別ができれば、通常の在庫管理同様、「現在庫-オーダー数=在庫残」となります。

実際には、めったに起こらないとはいえ、現在庫よりオーダーが多い場合があるので、その場合は不足分を次のコンテナから補充するか、それも無ければお断りの連絡を入れることになります。

こうして整理すると、顧客のオーダーを基に、どのシート(倉庫・商品)から引き去るかを判断し、引きされた分を出荷指示として倉庫に送りつつ、月末には顧客単位で請求書を束ねる、という流れになります。

 

ファイルが1つに集約

従来は、顧客毎にシートを分け、場合によってはコンテナごとにも分けるという自由な管理方法でしたが、全て顧客単位でシートをユニークにし、複数のコンテナを1シートで同時に表現できるようにしました。

これにより、当該コンテナで不足が生じても、自動的に次のコンテナに取りに行くことができます。

更に、実際に引きされた分を、該当する倉庫単位で「出庫指示書」「として印刷物を作成し、FAXで送ります。

最終的には「出荷指示済」かつ「未請求」の行を全て集めて、出荷先ごとに請求書を作れば、一連の管理は終了です。

ここまでを、1ファイルで完結できるようにしたことで、初心者でも単純な操作方法を覚えるだけですぐに使える様になり、また取引先が増えても設定シートに追加するだけで、自動的にプルダウンメニューに反映されるようになったことで、日々の修正作業から解放されました。。

Excelを使った業務設計

なお、サービスとしての業務設計については、こちらをご参照ください。