事例紹介

業務の前後関係を基に、同時並行化して最短化
~ Excelプロジェクト管理システム ~

業種
利用規模
用途
解決した問題
背景 長期間に及ぶ投資計画の各作業を、複数名で効率よく分担したい。
計画変更時には、迅速にクリティカルパスを把握したい。
方針 プロジェクト管理的な業務であるから、パッケージソフトの導入を考えたが、使い勝手の点で頓挫。 元々Excelで管理していたことから、これを高度化する方針に。
効果 利用のための教育訓練期間を短縮できた他、出力結果が全てExcelファイルであることから、書き込みや図の追加といった二次加工が容易にできるようになった。

長期の投資計画(プロジェクト)を、不慣れな複数名で分担したい

長時間かかる仕事を分担し、平行作業化すれば短縮できる

背景 ~ 新規事業投資の意思決定を短縮したい ~

A社は、各種投資事業等を手掛けるベンチャー企業です。年間10以上の新規事業を開発し、時代にマッチした事業を探りながら最適な投資を探っています。

こうした新規事業開発は、わずか10名弱のスタッフがチームを組んで進められており、長期間に及ぶ様々なイベントを織り込んで、精緻な計画が求められます。

1名の担当者が複数のプロジェクトに関与することから、短時間で意志決定するためには、作業を分担する必然性がありました。また、計画が変更になることもあるため、迅速にボトルネックになる箇所(クリティカルパス)を見いだすことが重要です。

こうした要素はプロジェクト管理そのものであるという発想のもと、プロジェクト管理用のパッケージソフトを使う方向で検討を始めました。

 

プロジェクト管理ソフト運用における懸念材料

B社でプロジェクト管理ソフトの導入検討を行った結果、「コストがかかる割に、見合った結果が得られない」でした。

その理由は、

  • 使う人に高度なプロジェクトマネジメントの知識が必要
  • 1つあたりの価格が高く、全員分そろえるとそれだけで軽く100万円を超えてしまう
  • 書き込みたい箇所に書き込めないなど、日頃使っているOffice系ソフトとの違和感がある

といったものでした。

 

本当に必要な機能に絞って、使い勝手を向上

Excelなら使えそう

結局B社では、これまで手で管理していたExcel運用の延長で、「転記に時間がかかるなど作業効率が悪い箇所の自動化」「ガントチャート等、瞬時に視覚的に確認ができる機能を追加」「前後関係をPERT図イメージで表現(様式指定)」を実現することになりました。

主な理由は、

  • 今から新しいパッケージソフトの使い方を学習している時間が惜しい
  • 使わない機能が多すぎて、帰って使いづらい
  • 一定範囲をまとめてコピペするような運用に慣れており、今更不便な環境に戻れない

で、総予算としてはパッケージを買った方が安かったものの、短期間に運用を開始でき、必要な機能だけを使いやすく作れる点が評価されました。

その結果、細かい作業への分割は人がやるとして、その前後関係と標準時間を設定しておけば、最適な並列処理案を算出し、クリティカルパスも含めてExcelのオブジェクトとしてシート上に表現できるようになりました。

 

思わぬ効果

主なパッケージソフトの場合、結果は印刷するか表示する前提でしたが、Excelで作った本システムは、出力結果も全てExcelファイルであり、書き込みや図の追加といった加工が任意にできます。

もともと、投資計画の一環として使っていたため、こうした「任意に加工できる」点は、使い勝手に大きく貢献できました。