事例紹介

増えすぎた大量のExcelファイルの管理方法
~ まずはルール化・標準化 ~

業種
利用規模
用途
解決した問題
目的 多数の効率化目的のExcelファイルがあるが、属人的で本人しかメンテできない。また、相互に互換性がない。 何より属人性を排除し、互換性も図りたい。
方針 前提として、互換性を図るための標準化ルールを定める。
属人化を排除するための、運用ルールを定める。
効果 自動化できる部分はマクロ(VBA)で自動化。最初のプログラムは当社で作成、あとは自社で対応。 標準化と運用ルールが確立したことで、以後は自社で安定運用を確立。

社員情報ファイルが20種類以上、しかも互換性無し

どこにでもある、「創意工夫の結果、手が付けられない状態」

背景

A社の人事部は、給与・賞与の計算の他、異動の管理などを、歴代の担当者が作り上げたエクセルのツールで行っています。

業務の大半をこうしたツールで行えるほど高度な使い方をしている一方、設計思想や表現方法が異なることから、作ったツールは別の人には直せないといった問題も増えており、引き継ぎに支障が出ていました。

それに加え、相互に互換性がなく、社員に関するファイルだけでも20種類以上もあり、

  • 社員コード、社員No、社員番号・・・など、同じ意味の項目が様々な表現になっている
  • 社員・契約社員・役員・パートタイマー・派遣・・・など、区分によっては収録されていないなど、全体を網羅するファイルがない
  • 社員コードの前ゼロ(00123の00の部分)があったりなかったりで、機械的な認識ができない(vlookupで検出できない)
  • ファイルを作成後にあった変更が反映されていないケースが多く、最新状態にするためには一手間必要

といった理由で相互に互換性がなく、どれか1つで全てを賄うこともできず、目的に合わせて複数の社員情報ファイルを駆使するスキルが求められていました。

このような属人化を排除し、相互に活用できるよう互換性をとるために、何か方法は無いかとご相談いただきました。

 

対応方針

担当者が複数にまたがることから、個別にヒアリングをする必要がありました。

また、すでに担当者がいないツールもあり、その場合は実物を分析するしかありません。

主なツールは社員の給与情報などセンシティブなものを扱う関係で、アウトソーシングしにくい事情があり、今後も引き続き社内で保守作業を続けていきたい意向から、ツール全体の互換性が取れるよう標準化ルールを定めた上で、保守の方法など運用ルールを定める方針に決まりました。

こうした運用ノウハウは一般の企業では持ち合わせていないことから、多くの経験を持つ当社が原案の作成を一任されました。

 

対応

同じ給与関係の計算でも、基本給と各種手当てでは異なる社員マスタを用いるなど、作った人次第で構造が異なっており、人事異動の季節になるとこれらの情報更新だけでも馬鹿にならない負荷が発生していました。

そこで、まずは現地に行って実際に使われているファイルの確認をしながら担当者に説明を伺い、共通化できる情報を整理し、「項目名が異なる」「情報の登録ルールが異なる」といった課題を洗い出し、統一案を作成しました。

さらに、機械的に対応できる箇所はプログラムを組んで対応、それ以外は手作業で修正する前提で運用ルールを作成し、「毎月3日にxxx作業を行う」といった手順書に落とし込みました。

更に、新運用ルールに基いて、変更が必要なツールのいくつかを当社がリファレンスとして作成し、以後はそのツールを見れば大凡の対応内容が分かるようにしました。

今では、社内スタッフ間で引き継ぎもスムーズに行われるようになり、当初の目標通り自主的な運用を行っています。