課題解決　事例紹介

 例外を柔軟に吸収できる、不動産賃貸管理システム

Web広告の出稿にも対応 画像データもサイズを気にせず管理

導入前

社長はもともとExcelに造型が深く、自分で試行錯誤を繰り返しながら、不動産賃貸業務に活用するツールをこつこつと作り続けていました。

これにより、元々同業他社に比べて格段にスピーディかつ正確な管理を実現していました。

導入の経緯

不動産賃貸物件の管理と言っても、建物や部屋の管理と、家主・契約者の管理は、相互に独立して登録・更新されています。かつ、これらが有機的に結びついて初めて、意味のある契約管理が行えます。

従来外部リンクやフォルダによる管理を試みましたが、どうしても静的に固定されたデータの持ち方では、データの変化に柔軟に対応できず、件数が増えるにつれて日常業務を圧迫しかねない状況になってきました。

何より、ファイルの共有機能で全社員に使わせていましたが、同じ部屋をほぼ同時に更新（受付）することもあり、トラブルの原因となっていました。

開発したシステムの概要

今回Excelを活用してシステム化するにあたり、まずは徹底的にデータの分析を行い、データの分割を行いました。これにより、建物単位／部屋（駐車場時は区画）単位／家主／契約者の大きく4つに分けて管理できるようにしました。

更に、同じ設備でも、オール電化のように建物単位のものと、エアコンのように個別の部屋単位のものに分かれるなど、どこにデータを登録するかについて分析を行い、データ設計を進めました。最終的に管理を要した項目数は、約2,500です。

業務の流れとしては、まず「仕入」に相当する物件の登録を行い、次に店頭商品に相当する「空き部屋」を一覧で表示させるようにしています（普段は、この空き部屋一覧を中心に業務を進めます）。

この時、電話等で問い合わせがあった際に素早く対応ができるよう、データの検索や絞り込みができるようにし、またデータベースに入りきれない例外情報は、物件ごとのフォルダに持たせてあるため、クリック一発で当該フォルダを開ける様にしました。これで、PDFでもExcelファイルでも画像ファイルでも、何でも自由に登録ができます。

もちろん、見学に来た人への対応や、契約書の作成もボタン一発です。
更に、同業他社に対する営業（当社物件を紹介して貰う）用のFAX原稿を作ったり、Web広告（フォレント等）のデータを自動的に生成できるなど、日常の業務のほぼ全般を網羅しています。

得られた最大の効果

Web広告の自動出稿機能

このシステムの本領は、業務の軽減ではありません。

恐らく本邦初となる、広告の自動出稿のしくみこそ、この会社を地域一番店に押し上げた最大の機能です。

これは、Web広告の特性に注目した機能と言えます。

常に一番上に広告を表示

不動産の広告は、同じ物件を複数の不動産仲介業者が取り扱うため、それぞれが広告を出しています。検索サービスでも同じ物件が複数業者から広告されているのを見たことがあるでしょう。

Web広告では、登録が最新の情報ほど上位に表示されるしくみとなっていますが、当時のWebサービスではこれを専用の管理者フォームから登録する必要があったため、大手不動産企業ではアルバイトを10名以上雇って、日々同じ物件の情報を入れ続けていたと聞いています。

そこで、当社からの提案で、こうした情報を一括で登録できるよう直接Webサービス会社（合計6社）に掛け合い、「試験的に」という名目で一括登録する交渉を行いました。当時は一括登録のしくみを用意しているところはありませんでしたが、開発者の視点から「テスト検証するために一括で登録する方法が必ずある」という姿勢で交渉に臨み、見事全社から一括登録にOKを貰うに至りました。

この結果、この会社の取り扱う貸出可能物件は、必ず最上位に標示されることとなり、圧倒的なクリック率を誇るに至ったのです。

（後日談ですが、自社ビルが建ったとの連絡を戴きました）

Excelだからできたこと

実はこの会社の従業員は、あまりPC操作が得意ではありませんでした。

それでも、日頃からExcelだけは使い慣れていたおかげで（他はほとんど使えませんでしたが）、「Excelなら何とか使える」と言って貰えました。

このため、敢えて従前使っていた、社長お手製のExcelファイルの見た目はほぼそのまま踏襲し、これにボタンが付いたようなデザインにしたことで、従業員達からは全く抵抗なく受け入れられることができました。

まさに、従業員に使って貰ってこそ、真価が発揮できたシステムの好例といえます。