事例紹介

利用場所を選ばない、販売+収益管理システム
~ ExcelにクラウドDBを併用の事例 ~

背景 営業先で獲得した案件は即答録~短期で承認させたい。
一方、利用者はOfficeには慣れていたが、コンピュータそのものは苦手。
方針 利用者から見てExcelとして使えるようにする。
裏側のデータは、クラウドのデータベースに持たせる
効果 登録時点でエラーチェックが行われ、リアルタイムで結果を共有することができるようになり、ビジネスのスピードアップに大きく貢献

PCが苦手でも、確実に現場で情報を登録させたい

受注即登録~短期承認のサイクルを、戦略的に実現

背景

L社は経営コンサルティング会社として急成長しており、急激に社員数も増えています。とはいえ、まだ若い会社なので、自社でサーバを運営するほどの人材もなく、今後の成長を考えると足枷になるような投資はできません。

また、コンサルティング業という特性から、社員は全国のクライアントを飛び歩いており、自社に戻ってくる機会は限られます。

コンサルタントは営業も行っており、自分で契約した案件を自分でこなしているため、できるだけすぐに内容を登録し、上長の承認を得ることが、あるべきプロジェクト管理の第一歩となります。

しかし、コンサルタントであることと、PCに詳しいかどうかは別の問題であり、現実として苦手な人が多い傾向にあることから、単純な操作で直感的に利用できることが求められました。

 

方針

成長が著しいので今後どこまで成長するか見えないことから、サーバ能力などが爾後足枷になると困ること、自社でサーバを運営する部門・人材がないこと、更に出張先でも登録させたいといったニーズから、必然的にクラウドコンピューティングによる実装方針が固まりました。

全社員は日頃から提案資料等で、マイクロソフト社のOffice製品を使い慣れていることもあり、一般的なクラウドシステムで使われるWebブラウザ方式よりも、画面などはExcelで作る方が慣れていたため、フロントエンド(見た目の画面)=Excel、データベース=Azure Database(旧:SQL Azure)の構成に決まりました。
利用者からは、普段通りExcelを使っている様に感じられますが、実際のデータの格納は、Azure上のデータベースに対して行われています。

 

特徴

通常、Excelでアプリケーションを作ると、バージョンアップ時の配布方法が課題となります。本システムでは、アプリケーション本体もクラウド化することで、配布そのものを不要としています。

また、各種帳票だけでなく、全ての画面がExcelで作られていることで、コピペなどのExcel操作がほぼそのまま使えるため、利用者にとって特別なシステムという意識を無くすことに成功しました。

当然、販売管理システムとして必要な機能は網羅しており、月末一括請求書発行、一部入金などに対応した入金消込処理、さらにコンサルタントごとの成績一覧などのレポートも充実しています。

事例:Excel+クラウドで販売管理システム

 

解決した課題

従前のやり方だと、受注した内容をExcelで作った指定様式に記入し、メールにより上長へ送付、この承認/不承認の結果もメールで伝え、最終的にプロジェクト全体を管理する別のExcelシートに転記・・・といった具合で、人手によろう転記が繰り返されていました。

当然、「転記によるミスが排除できない」「ミス低減のためのチェックが増える」「状況を把握するまでに時間がかかる」といった弊害が生じていました。

今回、Excelとして使いつつ、クラウド型システムにしたことで、登録時点でエラーチェックが行われ、リアルタイムで結果を共有することができるようになり、ビジネスのスピードアップに大きく貢献することとなりました。