事例紹介

試食使用分を把握して、売り損じを撲滅
~ 初心者でも使える、Excel在庫管理 ~

業種
利用規模
用途
解決した問題
導入目的 在庫を正確に把握し、売り損じをなくしたい
課題 試食で使用した数量は、一定割合での概算に出来ない
効果 新規商品が随時追加でき、それぞれの正確な在庫数の把握も可能になった

対象業務概要

U社の販売部門では、デパ地下などで各店舗の販売担当者(1~2名)が、自社商品の試食を伴う対面販売を行っています。
商品の評判は概ね良好で、順調に売れてはいるのですが、夕方までに品切れを起こして売り損じることが少なくありません。
仕入れの責任は現場の担当者にありますが、在庫をおけるストックヤードの広さにも制限があり、外部のネットワークにも接続できないという制約条件の中、的確な在庫管理を現場任せにするには限界がありました。

ご相談内容

少人数で接客することと、ストックヤードが離れた場所にあることから、在庫が不足することの認識が遅れがちです。
閉店後に売れた量をExcelシートに商品ごとに記録しており、在庫量に対する消費量の計算はしているのですが、試食は売上ではないからデータに乗らず、従業員のカンと経験により補正しているものの、どうしても誤差が生じます。
1日の売り上げデータをもとに、仕入れが必要な量と商品を自動的にだせないか、とのご相談です。

当事者が考えた原因・対策

店舗販売の責任者が考えたのは、試食を販売に対する一定割合で計算すれば、自動的に在庫が減る量を計算できるのではないか、ということでした。
しかし、何店舗か見学してみましたが、試食に供する量は、店舗によってまちまちですから、一概に割合で計算したところで、誤差が大きくなりそうです。

真の原因

販売した量は、伝票に記録してあるので正確に分かるものの、試食品は記録していなかったため、正確な消費量が把握できていませんでした。
これは、販売の単位と試食の単位が異なるためで、「売れるときは1個単位」「試食は1個を何分割にもする」という理屈です。
とはいえ、蓋を開ける時には1個消費されているわけですから、試食分は蓋を開けるたびに販売したと見なして登録しておくことで、在庫がどれだけ減ったかを確実に把握できます。
問題は売上と誤差が生じることですが、値引き販売をする時の運用を応用して、0円で販売したことにして登録することにしました。
余談ながら、本来POSレジを使っていれば、販売結果もデータで取得できるのですが、多くのデパートではPOSレジの利用を禁止しています。
このため、登録は変わらず伝票を使うことになりました。

対応策

できるだけ短期間で対応したいとのことでしたので、まずは、売り上げを閉店後に手で転記する前提で、転記しやすい様式を考えるところから始めました。
商品アイテム数は1000以上あるのですが、店で扱えるのはせいぜい数種類から十数種類です。
店によって取り扱い商材が異なるだけでなく、月によっても商品がことなるため、店で今扱っている商品を選びやすくする必要があります。
また、今扱っていない商品も、明日仕入れたいというニーズがありますから、追加ができなければなりません。
幸いノートPCは持ち込めたので、Excelとマクロ(VBA)を使って、店毎に今扱っている商品を登録できるようにすると共に、随時追加できるような柔軟なしくみを取り入れました。