課題解決　事例紹介

大量の業務利用Excelマクロを活用

卸売業のF社では、社員がExcelのマクロを使って業務支援のツールを作成し、業務に役立てていました。もはや、こうしたツール無しには、今の人数で業務は回りません。

ところが、こうしたExcelマクロが増えるにつれ、作った当人が異動したり退職したりでメンテナンスが滞るようになって来ました。いわゆる、属人化による弊害です。

折から基幹システムを入れ替える話が進んでおり、これを機にExcelマクロをWebシステムに移行することにしました。

Excelマクロがブラックボックス化

早速、基幹システムを開発することになったベンダーに相談したところ、「Excelはプログラム言語がVBAと特殊であり、当社で扱っていない」「一般に、Excelはシート関数などを多様しているので、上から下に処理が流れるとは限らないことから、プログラマが読解するのが困難」等の理由で断られ、新規に作り直すよう提案されました。

改めて見直してみると、マクロ（VBA）だけで記述されているわけではなく、現場の人たちが創意工夫しながら作り上げたこともあり、関数の割合がかなり高かったのです。そして、これら関数がマクロと組み合わせて動いているため、部外者だと詳細がわからない状態で、まさにブラックボックス化しかけていました。

Excelならではの見える化方法

そこで当社に問い合わせがあったのですが、数が数百ファイルあったことから、計画的かつ段階的にドキュメント化しながら、順次移行する計画としました。

Step.1 棚卸し

各ファイルの規模感などを記した一覧表を作ります。これを基に、移行が必要なものと、Excelのまま使い続けるものを切り分けます。構造が簡単なものは、見ればロジックがわかるので、この時点でドキュメント化してしまいます。

Step.2 優先度決定

続いて、どの順番で手をつけるか、優先順を決めていきます。利用頻度などの情報も、ヒアリングしながら付加して行きます。

古いファイルや、同じような用途のものは、この段階で破棄方針とします（数を減らせます）。

Step.3 ドキュメント化（設計書作成）

VBAによるロジックは比較的単純なものが多い割に、式の構造や相互参照が複雑なケースが多いのが、Excelによるツールの特徴です。Excelに限らず、ノンコード環境共通の課題といえましょう。

これを、「どこにどのような式が入っているか」「どのシートがどこを参照している」といったことを視覚的に、目的別のドキュメントで表現していきます。

VBAによるロジックは、どのFunctionが何をCallしている、といったツリー図等があれば、概ね理解ができるようになります。

プログラム言語に依存しない資料 ＝ そのままでもメンテできる化

F社に限らず、メンテ（保守）に課題が生じて、Excelマクロから他環境に乗り換えるケースは少なくありません。

しかし、乗り換えるためには、現状どうなっているかを明らかにする（見える化する）必要があります。

ところで、見える化してしまうと属人化が解消し、「メンテに課題」で無くなってしまいます。

こうしたことから、高額なコストをかけて作り直すよりも、当面Excelでいいじゃ無いか、という着地をするケースも少なくありません。F社の場合も、ドキュメント化のルールなどを整備した結果、そのまま活用を続けています。

昔の古いExcelを、活用する方法

古いExcelマクロがメンテナンスできなくなる最大の理由は、ブラックボックス化することです。裏を返せば、見える化することで、ある程度慣れた人ならメンテナンス（修正）ができるようになります。

ドキュメントを読んでいる時間も、Excelを習得する時間も無い、という場合は、アウトソーシングにより、時間を買えます。

本業が忙しい等の理由で、自社対応が困難な場合は、Excel専門企業にお問合せください。

この記事を書いた人

著者：

監査法人系コンサル会社・外資系金融機関などを経て、2000年に株式会社クレッシェンドを設立。四十数年のコンピュータ歴とともに、中小企業診断士として中小企業大学校の講師（中小企業診断士養成課程担当）等を活かして、2,000社を超える企業のIT戦略・導入に関与してきました。情報セキュリティスペシャリスト（国家資格）の認定も受けています。