課題解決　事例紹介

鍵の開け閉め時刻を、Excelシートに自動記録

業種	サービス商社・卸売
利用規模	10名以上50名未満 50名以上100名未満

事象	会議室に予約だけして使わないケースが少なくない。
対策	定例化した会議のために「とりあえず予約」しているケースが多そうなので、スマホで鍵を開けられるしくみを導入。いつ鍵を開けたかの記録が残る様にした。
効果	「予約」のデータと鍵を開け閉めした「実績」データを突合することで、使われなかった予約を抽出できるようになり、会議室の利用率向上のための分析ができるようになった。

コロナ禍で在宅が増えた現状、会議室を減らす企業が増えているようです。

もともと、定例化した会議が多かった時代には、惰性で会議を行う傾向があり、いきおい用件がなくても「とりあえず会議」というニーズで会議室が埋まっていたようです。

在宅勤務が増え、会議もリモート化できるようになった現在、かつてのように会議室のニーズはなくなりましたが、それでもコロナ禍を経験したからこそ、対面でのコミュニケーションの重要さが認識できた、と言うケースもあるようです。

徐々に在宅勤務から通勤にシフトする企業も増えていますが、そうなると会議室も徐々に埋まり始めます。

しかし、「とりあえず予約」で抑えられた会議室は、かなりの確率で空室になっていたのも現実です。

この予約されても使われなかった会議室分、他の目的で活用するなり、該当面積を解約するなりすれば、もっと別の投資などに回せるはずです。

それには、実際に使われたかどうかを調べて、予約に対する実績の比較をすれば、実際の会議室の利用率が分かります。

問題は、実際に利用されたかどうかをどうやって判断するか、でしょう。

当社では、普段鍵がかかっている会議室の、「鍵を開けなければ使えない」ところに着目し、鍵の開け閉めがあれば自動的にExcelシートに記録されるしくみを開発しました。

これを使えば、どんな手段で鍵をあけても「何月何日何時何分に鍵が開いた／締まった」が記録され、スマホアプリを経由すれば「誰が」まで記録が残せます。

鍵の開け閉めが記録された表。これを使用して実績を調査したり、予約との乖離を確認することも可能です。

これを、予約のデータと突合することで、使われなかった予約の割合、実際に使われた会議室の数や割合などが算出できるようになります。

このしくみの応用で、スマホのGPSと連動し、「自宅・事務所の半径50m以内に近づいたら、自動的に鍵を開ける／離れたら閉める」ができるようになります。

当社では、他にも「入口に人が入ったら照明が点灯する」しくみを入れていますが、これと連動して「照明が点灯したら、時刻を記録する」ことも同時に行っています。

自動で電源がオンになり、スマホに通知が来ています。

鍵の開け閉めの自動化自体、他にも方法があるはずですが、むしろ誰がいつ開けたかの記録が取れるので、防犯対策や利用率の分析、勤怠時間の自動記録などに活用が期待できそうです。