道具としてのExcel活用

最近よく目にする言葉「DX」。
そもそもDXってなんのこと？デラックスの略？読み方は「でぃーえっくす」でいいのだろうか？
そんな事を思っていたらあっという間に世の中に広まり、あれもこれもDX。
日経クロステックには「DXの現場」というコーナーもあります。
あちらこちらで「時代はDXだ！」「わが社もDXに取り組むぞ！」と声が聞こえてきます。
ところで最初の疑問ですが、DXってなんでしょうか？

DX（デジタルトランスフォーメーション）の定義

DXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語です。
日本語にすると、デジタル変換となります。
日本語にしたところで、やはりよくわかりません。
DXという言葉は2004年に、スウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授によって提唱された概念です。

“The digital transformation can be understood as the changes that digital technology caused or influences in all aspects of human life.”

と定義されています。
大まかな意味は「デジタル技術が人々の生活に変化を引き起こす、あるいは影響を与える事」となります。
この場合の変化や影響は、良い意味での変化と言えるでしょう。

日本でのDXの定義

総務省ではDXについて、こう定義しています。

"企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること"

ざっくりと言うと「デジタル技術を活用して、会社のありかたを変革し、競争に強くなる」でしょうか。
しかし実際のところ、社会ニーズを分析してビジネスモデルの変革を…というケースは稀です。
そのような大掛かりな取り組みをやっている企業もあります。
しかし多くの企業では、いわゆる「業務効率化」と同じではないでしょうか？

DXでよく言われる「デジタル化」

DXの記事を読むと必ず出てくる言葉が「デジタル化」です。
果たしてデジタル化とはなにか？これには明確な定義はないようです。
もちろん「デジタル」と調べると、言葉の説明が出てきます。
しかし昨今の日本では「PCを使えばデジタル化」くらいのイメージです。

当社のお客様から実際に言われてびっくりしたことがあります。
DXを進めたいお客様は今お使いの古いデジカメを使うのをやめて、スマホで撮影することでデジタル化したいというお考えでした。
もはや「何か新しい凄いものを使う」がデジタル化なのかもしれません。

デジタル化のもう一歩先

DXに取り組もう！！デジタル化するぞ！！
そう意気込んで、まずは大量の保管資料のPDF化に着手した。
一日中複合機の前でスキャンしてのPDF化は、よく見る光景だと思います。
資料棚をすっきりさせることが出来ますし、経年劣化による破損や紛失リスクも回避できます。
物理的な紙資料をデジタルデータにすることは、確かにデジタル化です。
しかし、少しだけ勿体ないなと思います。
せっかくDXを推進するのであれば、もう一歩先を見据えて「二次利用」を考えることをお勧めします。
デジタル技術を活用した業務改善を進める場合、二次利用はとても大切な視点です。

データの二次利用とは？

二次利用とは文字通りの意味で、別の場所にそのまま使いまわすことを意味します。
会社に提出する申請書は、ひな型を印刷して（あるいは既に印刷されている用紙を1枚貰って）手書きで提出する。
今後は申請内容の承認が終わったものは、PDF化する運用とする。
デジタル化が進んだと言われたら、そうなのかもしれません。
しかし、そもそも受け取る申請書がExcelファイルだったらどうでしょうか？

有給の申請、扶養家族の変更、住所や交通費の変更…
これらの情報は総務人事部や経理部で管理する様々な情報に影響が及びます。
家族情報や住所情報などは、一括管理しているファイルやデータベースがあるでしょう。
そこにそのままコピペ出来たら、文字を打つ手間が省け、入力ミスも起こりにくくなります。
システム会社に依頼すれば、ファイルから直接データベースに登録する事も可能です。
他の管理情報と簡単に突き合わせるためには、それぞれのデータに従業員番号があると容易です。
せっかくDX推進するのであれば、従業員番号欄のあるExcelファイルでの運用に変えたらどうでしょうか？

一歩先の視点を

社の方針としてDXを進めるのであれば、紙の出力・保管をやめるだけでは勿体ないですね。
今までの運用から変える、珍しい機会です。
一度受け取ったデータを他の管理にも役立つように、二次利用可能な形で受け取れるようにする。
そういった視点を持って、DXを進めてみてはどうでしょうか？