事例紹介

100名のアルバイトに、当日の仕事を自動配分
~ サービス業の”工程管理” 事例~

背景 納期回答に手間暇がかかりすぎコスト増大、その結果時間がかかりすぎて失注が増加。
方針 案件を工程別にカテゴライズ。社員・アルバイトも能力別に数値化。 これにより、「受注済案件が全て終わる日」を正確に自動計算できる。
効果 受注済案件を工程別に分割し、標準的にかかる時間を積み上げて算出。 残業時間を延長して対応させた場合、どの程度短縮できるか、シミュレーションも可能。 社員・アルバイトの情報として、どの工程を得意としているかを持たせる事で、「今日やるべき作業の一覧から、好きなものを選んで進める」仕事の進め方が実現。

毎日誰が来るか分からないアルバイトに、仕事を最適配分

新規案件の納期計算に多大な時間

背景 ~ 納期回答に時間がかかりすぎ、失注増加 ~

コンテンツ制作を手がけるC社では、クライアントからの引き合いに対して、納期の確認をする手間暇がかかることから納期回答が遅れがちとなり、失注が増え始めていました。

現状抱えている案件を今在籍している社員・アルバイトでこなした場合にあと何日後に全て終わるかという計算をその都度手計算で行っていましたが、実際には工程毎に担当できる要員が決まっている場合が多く、また特急対応などの割り込みが多いこともあって、回答した納期が守られることも少なくなって来ていました。

こうして折角受注しても、納期が守られないことでクレームが増え、今やC社の信用は地に落ちかけていました。

 

対応方針 ~ 納期が送れる真の原因を突き止めろ! ~

もともと進捗管理を手持ちのExcelで行っていたこともあり、納期を自動計算できないかというのが当初のご相談内容でした。

しかし、納期に影響する要因を検討してみると、特急割り込みや作業員ごとの生産性の違い、コンテンツ毎の作業手順の違いなど、単純化できないことが分かってきました。

適当な係数を決めて計算することで簡易化を図ろうとも考えましたが、実際にどの程度の誤差が生じているかを検証してみると、これではシステム化する意味がほとんど無いことが分かりました。

そこで、改めて「納期が遅れがち」という事態に注目して、「何故納期が遅れるか」を徹底的に検証したところ、コンテンツを必要な手順数によりカテゴライズした上で、難易度を設定し、特定の人を要するかどうかを設定できるようにした上で、社員・アルバイトの能力を値化することで、「受注済案件を全て消化するまでの期日」をより正確に出せるようにしました。

特急要素は受けるかどうかが人の判断になるので、システムでは考慮しません。

こうして、受注済案件が全て終わった後に、新規案件を入れる前提で、かなり正確な納期予測が、わずか数十秒で出せるようになりました。

 

人の生産性を考慮し納期を自動算出・管理ツールも充実

納期計算の副産物!? 作業分担が最適化

納期の計算には、受注済案件を工程別に分割し、標準的にかかる時間を積み上げて算出しています。

その際、残業時間を延長して対応させた場合、どの程度短縮できるか、シミュレーションができるようにしています。

一方、社員・アルバイトの情報として、どの工程を得意としているかを持たせる事で、「ある工程の仕事ができる人は、誰と誰」といった割当てが、自動でできるようになりました。

この結果、本システムは納期の計算が主ではなく、作業の割振りが主要機能となり、ある社員が朝来てPCを開くと、今日優先的にこなさなければならない作業が工程単位で一覧表示されており、その中から好きなものを選んで進める・・・といった、従来想像もできなかった仕事の進め方が実現しました。

基本的に場所を選ばないため、一部の人は在宅で作業しています。

 

Excelで工程管理~作業の割振りを最適化~

 

特長1. 人の生産性を考慮した、最適な工程管理がプロジェクトの登録だけでできる

制作工程ごとに、標準的な作業時間を登録。その作業を実行できる人で空いている人からアサインしたと仮定して、見積もった作業を消化するのに必要な日数+のりしろ(事前設定)で納期を算出。

※消化に必要な日数は、監督者が作業者の作業効率をみて事前登録。評価用レポートも自動作成します。

 

特長2. 作業の進捗を、目で見てわかる「集計表」機能が充実

全体進捗表、制作報告書、出荷予定表、etc…
データの集計方法によって、自社のスタイルに合わせた帳票の出力が可能。
Excelならではの自由なレイアウトが提供できます。

Excelによる工程管理システム ~ プロジェクト(案件)の登録 ~

 

Excelによる工程管理システム ~ 作業員毎の得意分野・生産性の登録 ~

 

Excelによる工程管理システム ~ 作業者側の画面(自分ガヤって良い作業の一覧と仕掛中の表示) ~

 

Excelによる工程管理システム ~ 管理者側機能(進捗管理や実績管理)~