課題解決　事例紹介

対象業務概要

S社の営業部では、社員が日々の業務終了後に帰社し、その日の活動内容・感想などを営業日報に記入しています。
営業日報の成績は集計され、週次で行う営業会議にて使用しています。
営業会議は戦略会議の位置づけで、社内で最も重視されています。

ご相談内容

営業日報は、営業部全体で1ファイルを使用しています。
Excelに少し詳しい社員が作ったファイルで、個人別の入力シートと、集計シートで構成されています。
営業社員の増減時は、入力シートをコピーして追加／削除を行い、集計用のリンクが切れたところを修正するのですが、これが大変です。
また、1ファイルを全員で使用している為、日報入力作業が同時に行えなえず、待ち行列が生じています。
上の者から順に入力し、新入社員が入力を終える頃には、いつも終電ぎりぎりという有様です。
その影響もあってか、新人社員の離職率が高いという悩みも抱えています。

当事者が考えた原因・対策

事前に別ファイルで入力した営業日報を、コピー&貼り付け（コピペ）すれば早いだろうと考え、個人別に仮登録シートを運用する工夫を行いました。
しかし、実績に応じて入力列が増減する様式の為、貼り付け時に列がずれて、集計漏れが発生してしまいました。
マクロでずれを修正すれば、うまくいくのでは無いか？というのが当初のご相談内容でした。

真の原因

営業日報の目的は、進捗に応じて翌日の行動をどうするかのアドバイスを行い、営業成績を向上させることのはずです。
その為、翌日になってから前日の集計結果を見ているのでは遅すぎます。
適切なアドバイスの為には、即時の入力と集計を行いたいところですが、現状は入力すべき内容が複雑すぎて、入力するのも読むのも大変です。
これではいくら登録や集計の機能を改善しても、適切なアドバイスに繋がりません。

また、個人別に入力シートを用意したのは正しい発想ですが、列がまちまちという問題が残ります。
これは、実績（訪問・面会などの記録）を列（横）方向に伸ばすことが原因です。
行（縦）方向に１行＝１件で記録すれば、原理的に不整合をなくせます。

対応策

入力シートに関しては、担当者毎に登録シートを用いる発想はそのまま活用しつつ、実績が増える要素は別シートで行方向に表現するようにしました。
また、従前の入力内容をそのまま使用せず、内容を絞って必須入力とするかわりに、付帯情報は備考欄に記入する運用に変えました。
シンプルな様式とする事で、入力する側も読む側もかかる時間が削減されました。
また、様式をシンプルにするということは、システム的な構造もシンプルになります。
集計シートへの関連付けは、マクロで制御するようにしました。

また、S社では外回り営業時にノートパソコンを持ち歩いていたので、営業活動後すぐに入力シートに記録し、帰社したらクラウドサービス(Dropbox)で自動的に本社側サーバにファイルが集計されるようにしました。
こうすることで、営業マンは本業に集中できるようになりました。
また、集計も随時できるようになったため、翌日朝の時点で、上司が全員分の進捗を把握し、適切にアドバイスできるようになりました。
週次の営業会議資料も自動的に集計できるようになり、その後種類を増やすことも容易となりました。

現状のまま転記を自動化したのでは拡張性に問題が残りましたが、運用方法まで立ち返って変えたことで、スピードアップとともに、拡張性も確保することができた好例です。