事例紹介

既存の請求書発行Excelが「秘伝のタレ」状態
~ 新商品の追加登録方法がわからない ~

業種
利用規模
用途
解決した問題
導入目的 既存の請求書発行Excelに、新商品を追加登録したい
課題 担当者が変わるたびにExcelが複雑化している
効果 誰でも簡単に新商品の追加が出来るシステムに改修

対象業務概要

S社は月末に一括で、当月の取引を相手先ごとに束ねて請求書を作っています。
値引きや返品分は翌月に回すなどの調整が多く、例外的な対応が必要なこともあり、月初は営業事務が連日遅くまで残業して対応しています。
こうした現状を改善しようと、Excelに詳しい社員が個人的に請求書発行Excelをマクロ(VBA)を使用して作りました。
それを使った営業事務の残業時間が大幅に削減されたため、やがて営業部全体で使い始めるようになりました。

ご相談内容

使い続けていく中で、何度か「今の業務に適した形」に改修を重ね、請求書発行Excelが複雑化していきました。
やがて請求書発行Excelの制作者が定年を迎え退職する事になりましたが、引継ぎ期間が短く、後任者が満足に引継ぎ出来ないまま退職。
後任者は新しく改修が必要な場合は、既存のマクロ(VBA)を壊さないように新しく追加したシートを活用した改修を行うなど、創意工夫をして乗り越えてきました。
やがてこの後任者も異動で別部署に行くことになり、また満足に引き継げないまま次の担当者が創意工夫を…と担当者が何代か変わるうちに、どこを直せばいいのか分からなくなってしまいました。
この度、新ジャンルの商品を取り扱うことになったのですが、どこをどう改修して追加すればいいのかが全く分かりません。

対応策

Excelのプロなら見れば分かるのでは無いか、とお問い合わせを戴きました。

新商品の登録方法は、一般的な請求業務の知識があればトレースできるレベルのものだったので、あっさりと解決しました。
一方、今後想定される価格の改定や、取引先情報の変更についても、同様に引継ぎされていないことが発覚しました。
誰かが引き継がないと、毎回同じように外注する必要が生じ、迅速な対応ができません。
最初にこのマクロを作ったのがシステム開発に詳しい人(会社)であれば、変更を想定した手順書が残されているか、改めて問い合わせれば教えて貰えることが多いです。
少なくとも、手順書が無くても設計書などの形で、どこをいじればよいか、追えるようになっているのが一般的です。
クレッシェンドでは「ドキュメント作成代行サービス」があるので、仕様書や設計書を作成代行することができます。

しかしS社の場合、プログラムを読める人がいないため、ドキュメントを用意しても今後のメンテナンスに活用できません。
そこで可変要素を別シート(例:商品登録シート)に切り出して、随時変更できるように改修することで、特定の知識がなくても維持管理できるようにしました。
近い将来変更になる箇所は、外出しするのが情報システムでの”常識”かも知れませんが、一般的なExcelユーザがそこまで知ることはまれです。
それでも、「商品の追加方法はかくかくしかじか」といった程度の引継ぎ書を作っておくだけで、属人化しない運用が可能です。