お客様の声

当社では、日頃お世話になっているお取引さまを当社主催のコンサートなどにご招待しています。

招待数の連絡を各部署から受け、広報部で座席の割り当てを行います。

わざわざ席の割り当てを行っているのは、お取引さまがコンサートを楽しんでいただけるよう最適な配席を行うためです。

コンサート会場ごとにExcelで座席表を作り、割り当てた人数に応じて部署毎に手作業でセルに色をつけ、識別させていましたが、チェックするときに招待数と数が合わないと、再度修正をしなければなりません。

そんなわけで、とにかく時間がかかる作業で、1週間くらいは要していました。

図：座席表の例

実は結構あります。その都度追加されたお客さまの割り当てを行うのですが、単純に空いている席に割り当てれば良いわけではなく、S席・A席などの座席ランクがあるので、調整がとても大変です。

図：今回のシステムにおける、初期設定シート例（S席・A席･･･毎に招待数を割当）

自分たちが作業する当事者であるため、日頃使い慣れている環境である事を重視し、従来通りExcelで実現する方針としました。

Excelだと属人化すると言った話もあるようですが、今回取扱説明書も整備されているので、特に問題はなさそうです。

社内でExcelを使ったシステムを作れるところも、もちろんありますが、効率性や納期、システムの品質のことを踏まえ、外部を探す流れになりました。

実は、以前は外部の会社にこの作業自体を外部に委託していたのですが、その会社が無くなってしまったのをきっかけに、自分たちでやろうということになりました。

後から招待客が追加になることも少なくないので、委託するよりも自分たちで作業した方が早いのです。

今後も同様の作業が続くことが予想されたので、自分たちが使える道具として、Excelなら使えそうだから、これでツール化してもらおうという発想です。

はい、想定外の事象は実は大きく2点ほどありました。

1つ目は、座席番号が数字になっていたところを確認しやすくするため実際の座席表と同様にアルファベットに置き換えたらエラーになったことです。

この時は修正を依頼するには時間がかかるので、手作業で配席しました。

2つ目は、座席表上では縦に並んで見える所が、実際の会場は斜めになっている関係で、隣接の関係性が行列方向逆転していた会場があったことです。

すぐには直せないということでしたので、別のExcelに割り当て結果をコピーして貼りつけながら色を付け直したりメモ機能を使って招待客情報を入れたりして対応しました。

他にも一部の招待者は個別に手動で割り当てる必要があるので、シュミレーションの手法内で除外フラグを立てて識別できるようにしていただきましたが、使っている内にその部署以外でも、手動で設定したいニーズが出てきたので、同じように別の除外フラグを立てて識別しようとしたのですが、うまく識別ができませんでした。

ただ、いずれの場合も、Excelのシートで表現されていたので、自分たちが知っている範囲のExcelの使い方で対応できました。

同様のケースが今後別の会場でもあり得るので、改修していただく予定です。

当社の広報業務において、広告出稿結果についてのKPIの分析やレポートの作成を行ったりするので、その際に今はExcelやWordを活用しています。