お客様の声
明鏡管理サービス株式会社は、ビル・マンションの入居率、店舗・施設等の集客率を向上させるため、快適な空間造りと管理品質の向上、マーケティング活動の支援、イニシャル・ランニングコストの削減等、多岐にわたる事業展開を行っています。
今回ご紹介する業務課では、物件情報の管理、契約書締結、技術者の確保を行っています。対象となる業務では、管理物件の情報をまとめるために、Accessで自社開発したツールで運用しています。
対象となった業務の概要について、ざっくりとご説明戴けませんか？
私たちの業務をざっくり説明すると、物件情報の管理になります。
この業務を行う際のサポートツールの１つとして、自社内でAccessを使用したツールで管理物件の情報をまとめておりました。
しかし、当該システムで物件の追加が上手く出来ず、業務が遅延してしまったため、今回相談する運びとなりました。
元々社内で作ったシステムでしたが、今回社内での対応は考えなかったのですか？
システムの作成当時、たまたまAccessに詳しい社員がいたために自社内で作成され、運用開始しました。
しかし当該社員が既に退職してしまい、他に対応できる知識を持った人物がいなかった為、自社内での改修はできませんでした。
ところで、最近は、「ExcelやAccessなどOffice製品をやめて、クラウドに置き換えよう」とする流行が見られます。
今回他環境への移行ではなく、Accessのまま使い続けることになりました。
ある意味時代に逆行する対応ですが、どんな事情があったのでしょうか。
私たちの業務で扱う情報は社外秘の為、社内のコンプライアンス規定上、クラウドサーバに情報を置くことが禁止されています。その代わりといっては何ですが、社内のネットワーク内でしくみを作る分には特に規制がないため、ExcelやAccessを活用しようとする動きが出てきたわけです。
前にも一度、ExcelからAccessへの連携がうまくいかなくなったことで相談させていただきましたが、このようにExcelやAccessといったOfficeを様々に活用しています。
クラウドと異なり、手許にデータがあるオンプレミスでの運用は、目に見えるところで管理できる安心感がありますね。
ところで今回のミッションは、作業完了まで順調にいきましたか？
はい。もともと一部機能に不具合が生じただけなので、戴いた見積でも短期で対応できるとあり、寧ろ社内決済に時間がかかったくらいです。
それに、当初提示いただいた期間よりも短期で作業を行ってくださったため、助かりました。
強いて挙げれば、Excelのデータが最新ではない事を事前に指摘いただきましたが、その後すぐ社内で検討することができ、二度手間にならずに済みました。
他にトラブルもなく、順調にいったと思います。
今回の作業後に、新たな課題・障害等は発生しませんでしたか？
特に起こっていません。
無事に運用が回ってホッとしています。
今まで使いこなせていなかった機能が使えるようになったおかげで、業務改善に繋がりました。
今後使っている内に、同様の「作った人がいない」問題が生じるかも知れませんが、外部に委託できるところがあれば、安心して使い続けられます。