お客様の声
株式会社JALUXは、JALグループおよび双日グループの一員として、航空・空港領域をはじめ、多岐にわたる事業領域でビジネスを展開しています。
今回ご紹介するのはリテール事業本部で、Webでの物販・商品企画等を行っています。
対象となる業務では、商品売上動向の把握とその後の意志決定につなげるために、Excelで自社開発したツールで運用していましたが、手間がかかることなどから、当社が自動化のお手伝いさせて戴きました。
対象となった業務の概要について、ざっくりとご説明戴けませんか？
週単位や月単位、または商品種別ごとなどの売上確認のため、前任者が社内システムデータを基にレポート化できるしくみをExcelで作り、これを活用していました。
基になる売上データは、社内システムから週単位と月累計単位に条件を指定して3年分をダウンロード（ＤＬ）しています。
その後、商品種別ごとなど集計加工して、メンバーに共有をしています。
これによって、事業全体の売上・利益の状況確認、マーチャンダイジング、すなわち商品の売上の動向確認に活用をしています。
元々は手作業でやっていたそうですが、どのような課題が生じていましたか。
週１／月１回の作業には、それぞれ２時間程度の時間がかかっていました。月あたり最低５回は発生するので、これだけで10時間程度かかっていたことになります。
また、それ以上に問題だったのは、最終的なレポートの作成が煩雑のため、誰でも簡単にできる作業ではなく、一部の担当者にしか対応ができない状態になっていたことです。
これでは現担当者が不在時に対応ができないだけでなく、人事異動などの際にスムーズに引き継ぎができなくなってしまいます。
今回、どのような機能で自動化を図りましたか。また、それによって、どの程度効果があったのでしょうか。
社内システムからＤＬする部分は、条件を設定する操作が自動化するには複雑だったのと、頻度的にさほど負担には感じていなかったので、そのままです。
一方、その後の加工は、3年分のデータを同列に並べて評価をする必要があり、そのためのデータ加工や設定に専門的なスキルが要ることもあり、時間がかかっていました。今回は、その3年分のデータを集計し、一定の様式でレポートを作る部分を自動化しました。
システム化後半年ほど運用してきましたが、２時間かかっていた作業が約５分に削減され、しかも自動なので誰でも簡単に操作できるため、属人化要素がなくなりました。
最近は、「古くさいExcelを止めて、新しいRPAやクラウドに置き換えよう」とする傾向が見られますが、今回Excelのまま機能拡張しようとしたのは、どのような判断だったのでしょうか。
スピード重視で、費用をかけずに実現する方法を検討していました。
また、属人化が他の形で出てくる懸念もあり、見た目も従来運用していたものに近い方が都合がよいことから、今使っているExcelを拡張しようと考えました。
今回は、従前の見た目などは大きく変えずに自動化しましたが、自動化後、新たな課題・障害等は発生しませんでしたか？
集計のために設定していたコードが一時的に変更になった際、使えない時期が発生しましたが、その後元に戻ったため、現在は問題なく使用できています。
Excelを業務で活用することについて、今後の方針などについてお聞かせください
今回、Excelにしたことで、他の目的でも活用できる2次加工性に利点を感じています。
今後も、汎用性や利用目的にあわせ最適なツールを選択していきたいと考えています。