Excel関連業務改善
Excel関連業務診断・改善サービス
仕事の進め方から変革します
ビジネス・プロセス・リノベーション（ＢＰＲ）のすすめ
「仕事をスピードアップしたい」「ミスを減らしたい」「コストを下げたい」といった諸問題に対して、根本的な対策を講じることが、業務の効率化につながります。今までのやり方のまま高速化するのではなく、ゼロベースであるべき姿を考える手法が、BPR（Business Process Renovation）です。
- 単なる時短ではなく、仕事の手順そのものを見直します
- 属人化を避け、誰がやっても同等の結果がだせる仕組みを構築します
- 数年～10年後をにらんだ、拡張性のある運用をご提案します
こうして抽出された課題は、解決されなければ意味がありません。 当社は、日頃から使い慣れた「EXCEL（エクセル）」を最大限活用し、属人化しない解決手段（情報システム）を実現しています。
例えば、こんな効率化を実現
今のやりかたを見直すことで、劇的な改善を実現できます。
- 見積～修正の繰り返しが多く、どれが請求対象か調べながら請求書を作成しているので、月末は営業全員が終電帰り
- 受領する伝票の種類がまちまちで、項目名もまちまち。慣れないと転記もできず、よくミスが発生する
- ファイルサイズが肥大化して、挙動が不安定になった
これを、単に自動化しただけでは、バリエーションが増えたり想定外の事態が発生した際に、対応ができなくなってしまいます。
例えば、こんな自動化がよくある失敗例です。
- 見積番号の最新のものを請求対象と見なして集計する（常に最新が採用されるとは限らない）
- 取引先を選ぶと、相手先様式のデザインで入力シートを切替える（増えるたびに修正しなければならない）
- 余計なところをそぎ落として、ファイルサイズを小さくする（使っているうちに、また肥大化する）
これでは属人化どころか、属機械化で、むしろ状況が悪化していると言えます。
0ベースで見直せば、
- 見積作成時のルールを標準で定め、どの見積が最新状態か分かるようにしておき、請求時はこの目印を元に自動的に集計する
- 必須入力項目は社内で統一した上で、取引先ごとに対応表を用意。その場ですぐ逆引きできるようにする
- 使い方のルールを見直すことで、１ファイルに全要素を入れず、分割したファイルを集計できるようにする
このように、そのまま自動化する前に一手間加えるだけで、中長期的に使える便利なしくみが実現可能です。
一定期間、じっくり分析する必要がありますが、大きな効果を上げたい場合は、一度ご相談下さい。
改善効果は、「割」ではなく「倍」
業務本来の「やるべきこと」の視点から、必要最小限の手順を再定義
今の仕事が複雑な理由は、大抵が「先輩社員から引継いだ手順だから」です。
元々は試行錯誤的にやり方を探っていく中で、たまたまうまくいった手順が一旦固定化されてしまいます。
これが担当者交代で引継がれると、「なぜそのやり方か」の部分が欠落したまま、「秘伝のたれ」状態となります。
更に、部分的な変更が生じると、どこを直して良いかわからないまま、「今までの手順を残しつつ、新しい手順を付け加える」ことになり、これが繰り返されると完全なブラックボックスとなってしまいます。
そんな複雑怪奇になった業務を分析し手改善を試みたところで、せいぜい１，２割が限界です。
寧ろ分析に要する工数で、改善効果を食い潰しかねません。
起点から、目的点までを最短で結ぶイメージで改善すれば、改善効果は「ｘ割」ではなく、「○倍」にもなります。
1500件以上の効率化を行った、経験豊富な当社にお任せください
1500以上の実績：場数の多さがウリです
同じ業種・業態・部署でも、企業文化が異なれば表現方法もまちまちですから、解決策も1種類ではありません。
クレッシェンドは、通常の手法では手が付けられないようなテーマを中心に、複雑な課題を解決してきました。
実は問題の整理が得意です
技術中心の考え方だと、現場の担当者が使えないものになりがちです。
利用者目線で、どうしたら業務がやりやすくなるのかを考え、場当たり的ではない改善提案を行います。
Excelの使い方、現場で直接改善します
関数だけでも、ここまでできる
一般的によく使われるExcel関数では表現できないことも、組合わせや他の関数への変更により、更に高度な機能を活用することが可能です。
Excelならではの機能で、更に効率化
また、関数に限らず、Excelに元々ある機能を使うことで、今までできると思っていなかった業務が自動化できる可能性がでてきます。
教材を読んだだけではわかりづらいところも、その場で一緒にツール化しながら、現場に定着させられます。
だからこそ、その場で対応
とはいえ、実際にどのように活用できるかについては、対象となる業務や仕事の手順によりまちまちです。
だからこそ、現場で直接今の使い方を確認しつつ、本来やりたいことを実現できるのが理想です。
対話的に直接やりとりをしながら、設定変更程度であればその場で対応を行います。
また、調査に時間がかかるようなケースでは、持ち帰り調査の上、資料としてご報告致します。
ケース・スタディ
事例１
診断前
日ごとの履歴データを参照して、該当する数値を拾ってくるしくみを必要としていたが、要素が日付＋相手先属性の組合わせとなることから、複合Keyでvlookup関数を使用しようとしたところ、どうしても取得できない。
あきらめて、フィルタで絞り込みながら対象を特定している。
診断後
日付はExcelの内部ではシリアル値と呼ばれるただの数字のため、複合Keyにするとうまくとれない場合がある。
本ケースでは、データ側に日付以下（時分秒）まで含まれていたため、これが小数点まで含む状態となっており、ここまで完全一致しないとvlookpu関数では照合できない状態であった。
このため、小数以下をカットするようにしたところ、問題なくvlookup関数で値を取得できるようになった。
事例２
診断前
日々の受注情報を、取引先毎のBookに日付シートを作って記録している。
月末になると、これらのBookを外部リンクした請求データ.xlsxを更新し、取引先ごと－日付で並べ替えて、請求書印刷用の別Bookに貼付けて運用している。
毎回、外部リンクが壊れている箇所があり、補修しながら使わざるを得ない。
診断後
方針１：１つのBookを共有設定して複数名で登録できるようにした上で、全受注情報を1シートに記録する。これを、月末に取引先－日付で並べ替えて現状同様に利用する。
方針２：特定フォルダ内にある発注ファイルを集計して1ファイルにするプログラム（マクロ）を作成し、一元化する。それ以降は方針１同様。
※最終的には、方針２が採用
ご相談の流れ
匿名歓迎、現状のままをお聞かせ下さい
無理に取り纏めたりしなくても、大丈夫です。今困っている事をそのままお聞かせ戴ければ、ある程度の方針はその場でご説明致します。