課題解決　事例紹介

対象業務概要

G社は東京の本社のみが拠点ですが、営業は全国を駆け回って商談を展開、受注してきます。その内容は上長が判断し、場合によっては契約内容の一部訂正を求めています（かなり頻繁にあります）。
実際営業マンが本社に戻るのは、下手をすると月に1回という状態のため、営業報告を迅速に吸収しないと受注案件の承認／非承認に時間がかかるだけでなく、経理処理などにも影響を及ぼしてしまいます。

こうした登録に加えて、受注案件に対する支出の関連付けなどを厳密に行う事で、正味の利益を誰がどの程度貢献したかを割り出すのがG社の特長です。

ご相談内容

元々のご相談方針としては、以下の様なものでした。

• 営業結果申告を、当日中に共有したい
• 常にネットや携帯につながる場所にいるとは限らない（地下街や地方都市など）が、そのような場所でも使いたい
• ベンチャー故、業務ルールも変わりながら成長している。機能変更が頻繁に予想されるので、迅速に最新版を共有させたい

「2ヶ月以内に使いたい」との強いご希望でしたので、既存のサービスを組み合わせてできることを探りました。

本ケースでの課題：最新版Excelファイルの配布

G社はスタートアップから1年程度のベンチャー企業です。当時社員数は20名程度でしたが、毎月数名入社してくる状況で、現状の電子メールによる運用では、転記の手間がかかることもあり、早晩に破綻することは目に見えていました。
また、成果評価の考え方に独自の特長があり、原価計算的な要素が含まれていることから、コンピュータ処理に置き換えた場合にどう表現するか、なかなかまとまらずにいました。

こうした背景から、とりあえずコアな部分をシステム化し、あとは段階的に拡張して行こう、という方針となりました。

ところが、営業マンが定期的に本社に戻ってくるわけではないので、機能更新（拡張）時にどうやって新しいバージョンを配布するか、また強制的に最新版を使わせるかが大きな課題となりました。

すなわち、メールに添付して送っても、受信したファイルを既存のファイルと置き換えて貰わない限り、想定外のデータが登録されたり、必要な情報が欠落したりしてしまいます。

しかも、営業マンのパソコンスキルは必ずしも高いとは言えません。

対応策

ちょうどこの頃普及し始めていたのが、Dropboxというファイル共有のしくみです。
ざっくりとしたイメージでいうと、

• インストールすると、デスクトップにDropboxフォルダが作成される
• この中にファイルを入れる／削除する／変更する・・・と、同じアカウントで登録した人のPC間で、自動的にコピーし合うことで、同一内容に維持される
• 変更後他の人に反映されるまでの速度は、１～数秒（サイズにもよりますが、500kb程度ならこんなものです）
• 上記同期はネットを使って行うが、ネットが無くてもDropboxフォルダにファイルがあるので、利用できる

のように、Dropboxフォルダ内のファイルは、常に全員が最新状態を共有できることになります。

そこで、Dropboxを使ってプログラム（マクロ）が入ったExcelファイルを共有することで、「ネットにつながれば自動的に最新版になる」状況を作り出しました。

全国を飛び回っている営業マンも、さすがに夜になると宿泊施設に戻ってきますから、そこでネットに接続することが可能です。上長も営業として飛び回っていることから、完全なリアルタイム性が求められていたわけでは無く、「ネットにつなげば、数秒で同期」程度のスピードで全く問題ありませんでした。

その他拡張

当該システムでは、データの格納先にはクラウド型のDBであるMicrosoft Azureを使っています。処理に必要なプログラムファイルはDropboxで共有し、そこで登録したデータはクラウドデータベースに格納されるわけです。

請求書もDropboxで共有していることから、経理の業務も場所を選ばず、極論すれば本社に誰も出社しなくても、在宅勤務で業務が回るようになっています。