事例紹介

バージョンアップしたExcelの配布を効率化
~Dropboxで在宅勤務可能に~

業種
利用規模
用途
解決した問題
導入目的 営業マンが全国を飛び回っているため、貴社してから受注情報を登録していたのではタイムラグが発生する。その場で登録し、すぐに承認/非承認を決めたい。
課題 初期段階では、システムの仕様がかっちりと決められない。走りながら考える必要があるので、柔軟なExcelで構築し、バージョンアップしながら固めていきたい。
効果 初期段階では頻繁にバージョンアップを繰り返したことから、Dropboxを併用。これにより、帰社せずとも、自動的に最新版を共有することができた。

対象業務概要

G社は東京の本社のみが拠点ですが、営業は全国を駆け回って商談を展開、受注してきます。その内容は上長が判断し、場合によっては契約内容の一部訂正を求めています(かなり頻繁にあります)。
実際営業マンが本社に戻るのは、下手をすると月に1回という状態のため、営業報告を迅速に吸収しないと受注案件の承認/非承認に時間がかかるだけでなく、経理処理などにも影響を及ぼしてしまいます。

こうした登録に加えて、受注案件に対する支出の関連付けなどを厳密に行う事で、正味の利益を誰がどの程度貢献したかを割り出すのがG社の特長です。

ご相談内容

元々のご相談方針としては、以下の様なものでした。

  • 営業結果申告を、当日中に共有したい
  • 常にネットや携帯につながる場所にいるとは限らない(地下街や地方都市など)が、そのような場所でも使いたい
  • ベンチャー故、業務ルールも変わりながら成長している。機能変更が頻繁に予想されるので、迅速に最新版を共有させたい

「2ヶ月以内に使いたい」との強いご希望でしたので、既存のサービスを組み合わせてできることを探りました。

 

本ケースでの課題:最新版Excelファイルの配布

G社はスタートアップから1年程度のベンチャー企業です。当時社員数は20名程度でしたが、毎月数名入社してくる状況で、現状の電子メールによる運用では、転記の手間がかかることもあり、早晩に破綻することは目に見えていました。
また、成果評価の考え方に独自の特長があり、原価計算的な要素が含まれていることから、コンピュータ処理に置き換えた場合にどう表現するか、なかなかまとまらずにいました。

こうした背景から、とりあえずコアな部分をシステム化し、あとは段階的に拡張して行こう、という方針となりました。

ところが、営業マンが定期的に本社に戻ってくるわけではないので、機能更新(拡張)時にどうやって新しいバージョンを配布するか、また強制的に最新版を使わせるかが大きな課題となりました。

すなわち、メールに添付して送っても、受信したファイルを既存のファイルと置き換えて貰わない限り、想定外のデータが登録されたり、必要な情報が欠落したりしてしまいます。

しかも、営業マンのパソコンスキルは必ずしも高いとは言えません。

 

対応策

ちょうどこの頃普及し始めていたのが、Dropboxというファイル共有のしくみです。
ざっくりとしたイメージでいうと、

  • インストールすると、デスクトップにDropboxフォルダが作成される
  • この中にファイルを入れる/削除する/変更する・・・と、同じアカウントで登録した人のPC間で、自動的にコピーし合うことで、同一内容に維持される
  • 変更後他の人に反映されるまでの速度は、1~数秒(サイズにもよりますが、500kb程度ならこんなものです)
  • 上記同期はネットを使って行うが、ネットが無くてもDropboxフォルダにファイルがあるので、利用できる

のように、Dropboxフォルダ内のファイルは、常に全員が最新状態を共有できることになります。

そこで、Dropboxを使ってプログラム(マクロ)が入ったExcelファイルを共有することで、「ネットにつながれば自動的に最新版になる」状況を作り出しました。

全国を飛び回っている営業マンも、さすがに夜になると宿泊施設に戻ってきますから、そこでネットに接続することが可能です。上長も営業として飛び回っていることから、完全なリアルタイム性が求められていたわけでは無く、「ネットにつなげば、数秒で同期」程度のスピードで全く問題ありませんでした。

 

その他拡張

当該システムでは、データの格納先にはクラウド型のDBであるMicrosoft Azureを使っています。処理に必要なプログラムファイルはDropboxで共有し、そこで登録したデータはクラウドデータベースに格納されるわけです。

請求書もDropboxで共有していることから、経理の業務も場所を選ばず、極論すれば本社に誰も出社しなくても、在宅勤務で業務が回るようになっています。