事例紹介

対象業務概要

H社では、全国１０の支社において売上の登録を行った後、本部でこれを集計し、まとめて請求書として発行しています（支社をまたがる顧客を１つの請求書に束ねるため）。

もともと少人数で運営していることもあり、専用の回線を引くなどの予算はありません。それでも、支社からメールで送られてくるファイルを転記する作業負荷が馬鹿にならず、できるだけ自動化を進めたいと考えていました。

ご相談内容

請求金額に対して、かなりの確率で過不足が生じているとのことで、毎月十数件が過不足のいずれかに該当しています。

こうした場合、足りなければ次月の請求に上乗せし、余っていれば次月の請求から差し引いています。

なお、金額が少ない場合は、わざわざそのために請求を出さず、一定金額を超えたら請求するようにしています。

こうした機械的に処理できない例外ルールが多いことから、かなりのケースで請求内容の手修正を余儀なくされています。

本ケースでの課題：柔軟性確保のため、敢えて全自動化せず

例外ルールを棚卸ししてみたところ、相当な数があり、関連性も薄く、毎月新たな例外が発生する可能性があるとのことでしたので、早期に自動化対象外とし、代わりに手作業で例外を吸収できるような方針としました。
本部～支社間のデータのやりとりには、Dropboxを使う事で、それぞれが使うマクロ入りExcelファイルを最新版に維持するとともに、登録したデータをほぼリアルタイムで集計できるようにしました。

本当の課題は、「手作業で例外を吸収」について、ある程度Excelの操作に慣れている方であれば比較的容易な作業でも、慣れていない人には難しかったことです。

この課題は早期に双方で認識されていたため、当社（開発側）に顧客と同一環境を持たせることで、現状何が起こっているか、過去に何をしたか・・・といった事が最大限共有できるようにすることでした。

対応策

こうしたファイル同期を簡単に実現するのが、Dropboxというファイル共有のしくみです。
ざっくりとしたイメージでいうと、

• インストールすると、デスクトップにDropboxフォルダが作成される
• この中にファイルを入れる／削除する／変更する・・・と、同じアカウントで登録した人のPC間で、自動的にコピーし合うことで、同一内容に維持される
• 変更後他の人に反映されるまでの速度は、１～数秒（サイズにもよりますが、500kb程度ならこんなものです）
• 上記同期はネットを使って行うが、ネットが無くてもDropboxフォルダにファイルがあるので、利用できる

のように、Dropboxフォルダ内のファイルは、常に全員が最新状態を共有できることになります。

ちょうど本部～支社間でDropboxによる集計を行っていたこともあり、同一環境を当社側でも保有する保守契約とすることで、本部と全く同一環境を当社サポート環境として保有し、例外事象については「今ここまでやってうまくいかない」といった状況から、ファイルを通じてサポート（必要な変更など）を行える様にしました。

通常は、メールで状況を知らせてもらい、対策もメールで返信することが多いのですが、「現場に行って直接ファイルを修正する」のと同様のことを、居ながらにして実現しています。