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Excelでオーダーメイドの賃貸管理&広告出稿
~ 他社に勝てる戦略立案、地域一番店に ~
例外を柔軟に吸収できる、不動産賃貸管理システム Web広告の出稿にも対応 ...
Excel専門|マクロ+システム開発で業務改善
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解決した問題 |
導入目的 | 全国10の支社において売上の登録を行った後、本部で一括して請求書を発行。将来の増減に自動的に対応させたい。また、例外が多いことから、手作業による調整が頻発する。 |
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課題 | コンピュータに詳しい人がおらず、例外的な事象に対してどのように退所して良いか分からない。メールで指示されても対処できない。 |
対策 | Dropboxでファイル共有することで、顧客と同様の環境を当社サポート環境に再現。全く同じ環境を共有することで、直接細かい調整が可能に。 |
H社では、全国10の支社において売上の登録を行った後、本部でこれを集計し、まとめて請求書として発行しています(支社をまたがる顧客を1つの請求書に束ねるため)。
もともと少人数で運営していることもあり、専用の回線を引くなどの予算はありません。それでも、支社からメールで送られてくるファイルを転記する作業負荷が馬鹿にならず、できるだけ自動化を進めたいと考えていました。
請求金額に対して、かなりの確率で振込額の過不足が生じているとのことで、毎月十数件発生しています。
こうした場合、足りなければ次月の請求に上乗せし、余っていれば次月の請求から差し引いています。
なお、金額が少ない場合は、わざわざそのために請求を出さず、一定金額を超えたらまとめて請求するようにしています。
こうした機械的に処理できない例外ルールが多いことから、かなりのケースで請求内容の手修正を余儀なくされています。
例外ルールを棚卸ししてみたところ、相当な数があり、関連性も薄く、毎月新たな例外が発生する可能性があるとのことでしたので、早期に自動化対象外とし、代わりに手作業で例外を吸収できるような方針としました。
本部~支社間でデータを共有するには、本来DB(データベース)を使う事が多いのですが、処理の時間がかかっても、拡張性が犠牲になっても、予算を優先したいとのことでしたので、ファイル共有サービスであるDropboxを使う事にしました。
Dropboxを使う事で、それぞれの支社が使うマクロ入りExcelファイルを最新版に維持できるとともに、登録したデータをほぼリアルタイムで集計できるようにしました。
しかし、本当の課題は、「手作業で例外を吸収」について、ある程度Excelの操作に慣れている方であれば比較的容易な作業でも、高齢でコンピュータ操作に慣れていない利用者には難しかったことです。
このため、電話でヒアリングしても要領を得ないことが予想されており、ましてメールに画面のスナップショットを添付してもらう、といった操作は相当敷居が高いとされていました。
あれこれ双方で相談した挙げ句、Dropboxを使って、当社(開発側)に顧客と同一環境を持たせることで、現状何が起こっているか、過去に何をしたか・・・といった事が最大限共有できるようにしました。
もともとDropboxは、普段使っているのと同様にファイルを更新すると、他の人のコンピュータでもそのファイルが最新状態で同期されるしくみです。このため、集計の為の共有だけでなく、保守(サポート)でも活用できるわけです。
ざっくりとしたイメージでいうと、
のように、Dropboxフォルダ内のファイルは、常に全員が最新状態を共有できることになります。
ちょうど本部~支社間でDropboxによる集計を行っていたこともあり、同一環境を当社側でも保有する保守契約(機密保持契約を含む)とすることで、本部と全く同一環境を当社サポート環境として保有し、例外事象については「今ここまでやってうまくいかない」といった状況から、ファイルを通じてサポート(必要な変更など)を行える様にしました。
通常は、メールで状況を知らせてもらい、対策もメールで返信することが多いのですが、「現場に行って直接ファイルを修正する」のと同様のことを、居ながらにして手許のコンピュータで実現できるのが、Dropbox活用保守のメリットです。