課題解決　事例紹介

対象業務概要

H社では、全国１０の支社において売上の登録を行った後、本部でこれを集計し、まとめて請求書として発行しています（支社をまたがる顧客を１つの請求書に束ねるため）。

もともと少人数で運営していることもあり、専用の回線を引くなどの予算はありません。それでも、支社からメールで送られてくるファイルを転記する作業負荷が馬鹿にならず、できるだけ自動化を進めたいと考えていました。

ご相談内容

請求金額に対して、かなりの確率で振込額の過不足が生じているとのことで、毎月十数件発生しています。

こうした場合、足りなければ次月の請求に上乗せし、余っていれば次月の請求から差し引いています。

なお、金額が少ない場合は、わざわざそのために請求を出さず、一定金額を超えたらまとめて請求するようにしています。

こうした機械的に処理できない例外ルールが多いことから、かなりのケースで請求内容の手修正を余儀なくされています。

本ケースでの課題：柔軟性確保のため、敢えて全自動化せず

例外ルールを棚卸ししてみたところ、相当な数があり、関連性も薄く、毎月新たな例外が発生する可能性があるとのことでしたので、早期に自動化対象外とし、代わりに手作業で例外を吸収できるような方針としました。
本部～支社間でデータを共有するには、本来DB（データベース）を使う事が多いのですが、処理の時間がかかっても、拡張性が犠牲になっても、予算を優先したいとのことでしたので、ファイル共有サービスであるDropboxを使う事にしました。

Dropboxを使う事で、それぞれの支社が使うマクロ入りExcelファイルを最新版に維持できるとともに、登録したデータをほぼリアルタイムで集計できるようにしました。

しかし、本当の課題は、「手作業で例外を吸収」について、ある程度Excelの操作に慣れている方であれば比較的容易な作業でも、高齢でコンピュータ操作に慣れていない利用者には難しかったことです。

このため、電話でヒアリングしても要領を得ないことが予想されており、ましてメールに画面のスナップショットを添付してもらう、といった操作は相当敷居が高いとされていました。

対応策

あれこれ双方で相談した挙げ句、Dropboxを使って、当社（開発側）に顧客と同一環境を持たせることで、現状何が起こっているか、過去に何をしたか・・・といった事が最大限共有できるようにしました。

もともとDropboxは、普段使っているのと同様にファイルを更新すると、他の人のコンピュータでもそのファイルが最新状態で同期されるしくみです。このため、集計の為の共有だけでなく、保守（サポート）でも活用できるわけです。

ざっくりとしたイメージでいうと、

• インストールすると、デスクトップにDropboxフォルダが作成される
• この中にファイルを入れる／削除する／変更する・・・と、同じアカウントで登録した人のPC間で、自動的にコピーし合うことで、同一内容に維持される
• 変更後他の人に反映されるまでの速度は、１～数秒（サイズにもよりますが、500kb程度ならこんなものです）
• 上記同期はネットを使って行うが、ネットが無くてもDropboxフォルダにファイルがあるので、利用できる

のように、Dropboxフォルダ内のファイルは、常に全員が最新状態を共有できることになります。

Dropboxを活用した保守のメリット

ちょうど本部～支社間でDropboxによる集計を行っていたこともあり、同一環境を当社側でも保有する保守契約（機密保持契約を含む）とすることで、本部と全く同一環境を当社サポート環境として保有し、例外事象については「今ここまでやってうまくいかない」といった状況から、ファイルを通じてサポート（必要な変更など）を行える様にしました。

通常は、メールで状況を知らせてもらい、対策もメールで返信することが多いのですが、「現場に行って直接ファイルを修正する」のと同様のことを、居ながらにして手許のコンピュータで実現できるのが、Dropbox活用保守のメリットです。