事例紹介

レイアウトを自分で調整可能なInvoice自動作成システム

業種
利用規模
用途
解決した問題
導入目的 頻繁に発生する様式の変更に耐えられる帳票作成システムが欲しい
課題 データ修正時に行う手作業でのミスが多い
効果 取引先によって異なる様式であっても、ほぼ修正なしで出力可能

対象業務概要

総合商社であるH社では、海外貿易を行うため、Invoiceの作成が必須です。
しかし、Invoiceの体裁は取引先毎に微妙に異なります。

ご相談内容

以前にも一度システム化を検討したのですが、せっかく定義したInvoiceの体裁も、変更が頻繁に発生するために数年で使えなくなってしまうことが分かり、断念した経緯があります。
現在は取引先毎に用意したExcelを使用して作成しているのですが、内容の修正が起こると手作業で元データとInvoiceを修正する必要があり、手間もかかるし手作業での転記によるミスが発生するリスクもあります。
体裁の変更にもある程度耐えられるような、Invoice自動作成システムを開発してほしいとのご相談でした。

対応策

システム化というと、全てを定義して完全自動化をするイメージが強いですが、完全な自動化は融通が利かず、例外事象の対応に弱くなります。
H社ではもともと手作業で運用していることから、システムの目的を「転記を自動化し、転記ミスを撲滅する」と絞ることで、ある程度手作業を残したシステムにすることにしました。
そうすることで、システムが複雑化されず、例外が起こった場合にも柔軟に対応が可能です。
システムでInvoiceの基本的な部分まで自動作成し、部分的に手作業での加工を行うことで、取引先に応じた微調整が行えるシステムになりました。