道具としてのExcel活用

システム投資を抑えたい

まずは、無料ソフト・サービスを活用

無料でも、意外と強力

コンピュータのソフトウェアが売り物になると認識されたのは約40年ほど前でした（それ以前は市場がなかった）が、それでも30年前には相当数の「無料で提供されるソフトウェア」が存在しました。当時は「PDS：Public Domain Software」と呼ばれていました。今は、フリーウェアの方が、一般的です。

無償なので、過大な期待は禁物ですが、今のスマホアプリを見るまでも無く、以外と強力なツールがあり、我が社でも業務に活用しています。

ポータルサイトが便利

こうした業務で活用できる無償ソフトウェアを探すには、なんと言ってもポータルサイトが便利です。用途別など、様々な角度で検索できるのに加え、一定数の他者評価が得られる場合が多いのです。

お勧めは、こちら。

・窓の杜：出版社が運営しているためか、解説が充実しています。

・ベクター：収録量は圧倒的。分類がわかりやすいです。

業務活用時の留意

ただより高いものはない!?

自分だけでひっそりと使う分には問題ないのですが、全社展開するソフトウェアにフリーウェアを採用するとなると、上場企業クラスではまず問題視されます。

その懸念点は、「不具合が生じた場合の責任の所在」と「セキュリティ（主に情報流出懸念）上のリスク」に集約されます。「ある日突然動かなくなる」「たまに正しく動かない場合がある」「内部情報が外部から閲覧できるようになる」・・・といったトラブルにつながるくらいなら、最初から有償でも保証がある方を選ぶユーザも少なくありません。

一度使い始めた「便利機能」が使えなくなる方が、コスト的なインパクトが大きいからです。

歴史が長さが一つの目安

そうは言っても、売り物には存在しない便利ツールもあります。我が社でも、古くからZIP形式ファイルなどの圧縮・展開を行うツールや、高速なPDFビューワをフリーウェアで運用していますが、いずれも10年以上使われている歴史があるため、いきなりサポートが無くなる心配もせず、使い続けています。

何らかの法人組織で対応している、というのも一つの目安となるでしょう。

フリーウェア・無料サービスだけでは、完結できない

最大の留意事項が、フリーウェアや無料サービスは、機能が限られているからこそ無料なのであって、それを組み合わせたところで全業務をカバーするところまではいきません。

無料版だけで全て賄おうとすると、逆に人手がかかるしくみになりかねず、留意が必要です。