Excel+DBで大容量化

Excel+DB=多人数共有/高速・大容量化

今お使いのExcelをベースに、DB(データベース)システムへ

1000万件でも、Excelで処理可能

DBシステムなら、その時必要なデータのみ抽出してくるので、全体が1000万件あっても、Excel上に持ってくるのはせいぜい数万件に押さえられます。

だから、1000万件以上のデータがあっても、Excelが重くなることは原理的にありません。

Accessだと100万件を超えると遅くて使い物にならないケースが増えますが、DBサーバを使う方式だからこそ、大容量かつ高速処理が可能になります。

当社では、初期費用がほとんどかからないクラウド型DB(Azure:アジュール)との組み合わせを推奨しています。他にも、AWS上のクラウドDBもサポート可能です。

巨大化したExcelファイルを、すっきり・高速に

重すぎるExcelファイルを使って、複数の社員で共有・・・開くだけでも15分以上かかっていませんか?

適切にデータを分離すれば、今の使い勝手の延長で、より軽く安全に多人数で使えるようにできます。

今お使いのExcelを、DB(データベース)連動化

「データが多すぎて重い」「複数人で登録したいが、壊れやすい」といったExcelファイルは、データ部分を分離してDB化することで、軽量化・高速化が図れます。

また、Excelにありがちな、式や関数を書きつぶして壊してしまう、といったことも、DBシステム側で処理することで、原理的に無くせます。

具体的には、データをDBに移し替え、必要なデータ(例:当年度のみ)を抽出する仕組みを入れる事で、従前の見た目のままでも、高速化・堅牢化できます。

つまり、使い慣れた今のExcelを、オリジナルに近い使い勝手でDB化することが可能なのです。

実は、意外と低コスト

巨大なDBでなければ、簡単なDBの導入コストは意外と安く、数万円~十数万円で済みます。
また、Accessを買うだけでも¥15,000程度はしますし、場合によっては人数分のライセンスが必要になることを考えると、既存Excelのライセンスだけで済む「Excel+DB」方式は、初期投資を抑えられます。

クラウド型DBなら、初期費用ゼロ&月数千円で場所を選ばず利用可能

DB(データベース)の中でも、Azureなどのクラウド型DBとつなぐことで、社内/外を問わず、また本社~支社を問わず、特別な環境を用意せずに、同じシステム・データが利用できます。
また、クラウド型DBの場合、ハードウェアなどにかかる初期投資がかからないので、月額数千円の運用コストだけで高度な機能が活用できます。

段階的に拡張可能

プログラムによる処理とデータが分離しているため、将来新システムに乗り換える場合も、データの再利用が容易です。
同様に、機能追加する場合も、既存データが活用しやすく、「全てのエクセルシートを読み込まなくてはいけない」という事態は、原理的に回避されます。

ちょっとした修正も、一元化により瞬間対応

巨大化したExcelファイルに機能を加える/修正する場合、どこから手を付けてよいか分からなくなりがちです。

うかつに触ると、思わぬところに影響が出てしまうので、怖くて直せないというケースが大半です。

作った人はもういない、いても過去の自分が作ったものは分からない・・・となると、誰かが引き取るか、修正しやすい構造に変えるしかありません。

DBなら構造的に機能が一元化されるので、他への影響を最小限に抑えられる構造にできます。

Excel+DBだからこそ、これができる

1:Accessの限界を解決

  • 最大でも2GBのデータ量
  • もともと複数人で共有される想定で設計されていない
  • データが増えると動作が遅くなる
  • 同時に複数名で更新が苦手
  • 256列(項目)を超える管理ができない

全て解決できました!

詳しくはこちらで紹介しています。

2:Excelの限界を解決!

  • 容量が増えると、動作が遅くなる
  • 同時に複数人で編集しようにも、壊れやすい
  • リアルタイムで大勢とデータが共有できない
  • 複雑な関数で作られると、引継ぎが困難
  • たまに式や関数が壊れてしまい、それに気づけない

全て解決できました!

3:DBサーバの特長

  • 1000万件以上のデータでも、高速処理可能
  • 同時に大勢で利用可能
  • Accessと違って、原理的にメモリを食わない
  • 導入コストが高い(数十万~数百万)
  • サーバに接続できる社内でないと使えない

いいところだけ取り入れました!!

4:Excel+DBならこんなこともできます

  • DBの知識がなくても、見た目はExcelのままDBを扱える
  • Excelを操作するだけで、数百万のデータから必要なものだけ抽出可能
  • クラウドDB(Azure)を組み合わせれば、全国どこでもリアルタイムで情報を共有できる
  • 大勢の人が同じExcelシステムを触っても、動作も遅くならなければ壊れることもない
  • 式や関数に頼らずとも処理が可能になるので、原理的に式や関数が壊れない
  • Excelのファイルを全社員に配布する手間が省ける
当社が著者となったExcelの入門本です
「エクセルで、DB化は可能です!」

当社の事例から、初歩的な内容をまとめた入門本です。
Accessの開発も手がけた当社の経験を踏まえた実践的な内容です。
実際に多くの案件でDBを用いたシステムを納品しています。

クラウド型DBサービスとは?

クラウド型DB

クラウドサービスとは、インターネット上にあるサーバを遠隔で利用する概念の総称です。

普段皆さんがお使いのネットショップも、ネットを使ったゲームも、広義のクラウドサービスといえます。

クラウド型DBは、インターネット上にDBサーバを公開し、契約に応じてレンタルするサービス、といえます。

実際にはハードウェアを1台ずつ設定するのではなく、仮想環境に多数のDB環境を契約単位で設定していますが、利用する側からは通常のDBサーバと同一に見えますし、操作方法も同様です。

クラウド型DBのメリット1

Azureのようなクラウド型DBは、前述のように「仮想環境」のため、物理的なハードウェアスペックの影響を請けません。

このため、能力不足を感じたら、設定を変えるだけで容量(ディスク)を増やしたり、処理速度(CPUパワー)を上げたりする、といったイメージで運用できます。

つまり、容量や処理能力に応じて、安いプランからスタートでき、ハードウェアを買い替えることなくスケールアップもできるのです。

クラウド型DBのメリット2

クラウド型DBは、インターネット上にあります。従って、インターネットにつながってさえいれば、利用することができます。

こうした利用方法では、外部からの攻撃による情報漏洩が気になりますが、「ログイン名が長くて推測が困難」「ログインパスワードを自由に設定可能」「接続先IPアドレスによる制限ができる」「そもそも内部定義を知らないと、操作ができない」などの特徴をもっており、一般のWebサーバよりは強力に守られているといえます。

つまり、セキュアな環境で、社外でも許可されたユーザ内で共有することが容易に実現できるのです。

Excelとの相性抜群!

一般のWebサーバでは、閲覧するWebページの定義ファイルそのものがネット上に存在しているため、ここを足がかりに攻撃が行われることが多いのです。

しかし、Excel+クラウドDBシステムの場合、Webページに相当するExcelのロジックファイルは同じ場所には置けないため、Excelファイルの置き場所とDBサーバの置き場所の2か所を突破しなければ、攻撃ができません。

つまり、一般のWebシステムに比べて、Excel+クラウドDBシステムの方が、外部からの攻撃に強いのです。

Excel + DB 開発事例

コールセンター受付システム

コールセンター受付システムとは、商品ごとにさまざまな問い合わせが1箇所のコールセンターに集中し、電話で会話をしながら、「回答を支援」かつ「内容を記録」するためのしくみです。

対話内容の記録データがDB化されており、これによって100名近いオペレータが同時に利用(登録)できるようになっています。
また、「オペレータが記録する画面」、「管理者が確認する画面」それぞれで共有した後、各種レポートもDBから直接作成できるシンプルな構成となりました。

コールセンター図説

その他の事例紹介