Excelマクロでシステム開発|今すぐできる業務改善方法

 業務の把握も正確で選定してよかったと感じます

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株式会社メガハウスは、科学教材・玩具などの企画・製作・販売を目的とした(株)科研(1962年設立)をはじめ、(株)バンダイのグループ会社が合併して生まれ、現在は玩具・フィギュアなどの企画・開発、及びグループへのOEM事業を行っています。

ある年代以降の方には、取扱商品の「オセロ」「スライム」「ルービックキューブ」などの名称の方が、ピンとくるかもしれません。

現在ではこうしたTOY(おもちゃ)類の他、フィギュアとの二本柱運営形態となっています。

今回は、これらの商品を、海外の販売先から受注~売上計上するまでの管理業務について、効率化・システム化をお手伝いさせていただきました。

株式会社メガハウス 取扱商品 ルービックキューブ 新株式会社メガハウス 取扱商品 スライム

 今回開発対象となった「受注管理業務」について、ざっくりとどのような業務といえますか

海外販売を行う部門でのインボイスの作成・倉庫への出荷指示・売上の計上等の営業事務です。
全社の基幹システムとしてSAPを導入しているのですが、SAPの商品情報(価格など)は1商品1情報となっています。
そのため、国内と海外で展開する商品の場合は相手先・仕向け地別などに違う要素があるので、そのままでは使えませんでした。
やむを得ず手作業でデータを転記していましたが、作業が煩雑で、人的ミスも多かったため、社内で集計用Excelファイルを作成し、使用していました。

しかし、集計用Excelを熟知していた担当者の異動とともに、詳しくない人たちが試行錯誤を繰り返し、一年経過した頃には、インボイス以外の帳票は全て正しい結果を得られなくなっていました。
正しい結果が得られない理由が、Excel側の問題なのか、データ入力の時点で間違っているのか、といった判断すらできなくなってしまいました。

 確認作業にはどれくらいの時間がかかっていましたか?

結果不正の原因が特定できない為、ひとつずつ発注書を見ながら出力物のチェックを行う作業が必要となり、毎月丸1日くらいはチェックの時間に取られていました。

 新システムの依頼をするにあたって、重視した点はどのような点ですか?

とにかく帳票が、正しい数字で出力されることが大切と考えました。
また、帳票を作るのに参照するファイルが別々になっているのが大変だったので、もっと管理しやすくできないかという思いがありました。

 それはお困りでしたね。
そこで新システムを導入しようとなったわけですが、どうして世間的には一般的とはいいがたい「Excel」でシステム開発という選択をしたのでしょうか?

先ほどお話しした集計用Excelを、正しく動くよう直してもらいたいというのが最初のきっかけでした。
Excelはシステムの仕組みを理解しやすく、他からデータを持って来たり、集計を行ったり等の二次加工がしやすい為、今あるファイルを修正して使用しつづけたいと考え、Excelの修正を依頼できる会社がないかを探しました。

 Excelでシステム化した結果、どんな効果が得られましたか

元のシステムの中身を分析するより、作り直した方がよいとのことだったので、今回導入したシステムはゼロから仕切り直しました。
その結果、商品情報から海外の代理店宛の発注書を作成し、返送された発注書のオーダー内容を吸い上げて、様々なフォームへデータを出力するまでの一連の流れの殆どがシステムで自動化されました、
新システムでは人的ミスが起こらない仕組みになり、チェック作業の時間が不要になりました。

また、既存の帳票を極力活かす作りにしたので、海外現地スタッフや営業部が新たなやり方に戸惑ってミスを起こすといったクレームもなく、スムーズに導入することができました。
それに、以前は式を書きつぶして壊してしまうことがありましたが、新システムは保護されていて壊れなくなったため数字がおかしいなどの問題が起きたときには入力内容のみ検証すればよくなりました。

 新システムリリースにあたって、苦労されたのはどのような点ですか

旧システムに蓄積されているデータの移行と、システム設計思想の違いなどから来る違いへの慣れに関することです。

先ほども申し上げたように、導入当初はシステムで決められたルールに沿った入力ができず、エラーになってしまうなど、不慣れさによる苦労がありましたが、問い合わせをすると担当者から原因と対応方法についてのアドバイスがもらえたので、助かりました。

新システムをご利用いただいています。

 無事収束したようで、何よりです。
ところで、当社を開発のパートナーに選んでいただいて良かった点があれば教えてください。

HPが分かりやすく、グループ内で取引実績もあったため、コンタクトを取らせて頂きました。

最初に相談した時に、困っている内容を色々と伝えたのですが、その場で対応方針を考えて「全部対応可能ですよ!」と言ってくれたので、心強かったです。フレキシブルな対応が可能と言ってもらえたのも印象がよかったです。

その後の回答も早く、こちらの業務の把握も正確で、選定してよかったと感じます。

途中何度か仕様変更が発生したのですが、既存の機能での解決策を提案していただけたことは助かりました。
別角度からの視点に、なるほどと思いました。

それから、稼働後は保守サービスを利用していますが、そのおかげで導入後に起こった問題は、繁忙期と聞いていた時期でも問い合わせをするとすぐに返事を貰うことができました。 担当者のレスポンスが早く、気軽に問い合わせることができてよかったです。

 高く評価戴き、ありがとうございます。
今後の御社ビジネスの展望について、お聞かせください。

海外でのビジネスは今後も拡大予定です。
それに伴い、益々システムの果たす役割が重要になってくると思います。

オフィス風景

ありがとうございました。今後も末永くお付き合いいただけますよう、お願いいたします。

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