Excelマクロでシステム開発|今すぐできる業務改善方法

 RPA処理データが、予想外に変動。後続の締め処理に間に合わない!

 複数ファイルからデータを抽出するロボットが、誤動作で後続のデータ処理が不能に

 ご依頼いただいた経緯

I社ではRPAを導入し、これまで手作業であった各種ファイルからの会計データ収集~転記を自動化し、新年度からRPAを前提とした新システムに入れ替える予定で動いていました。

ところが、本番直前になってパイロット運用をしてみると、思いがけない事実が発覚しました。

  1. 基になるデータファイルが手作成のためRPAが誤動作し、期待した様式にならない
  2. RPAの仕様上、取得できない表現様式のデータが存在した
  3. 最終的に集計しようとする帳票のレイアウトが複雑で、RPAの処理能力を超えた

本番1ヵ月前にしてこうした事実が明らかになり、1週間かけて対策を練りましたが、ついに万策尽き、「Excelを使えば何とかなるのではないか」とお問い合わせをいただいたのが、当社が関与するきっかけとなりました。

 Excelのもつ柔軟性を活用し、短時間で間違いのない処理を実現

 対応方針

RPAで加工されたデータは、表記のゆれが激しく、そのままでは処理ができません。

そこで、データの種類別に十数種類に分類し、分類ごとに処理ルールを変更することにしました。

また、データ集計方法が独特で、部門別-目的別-科目別のような3軸それぞれで集計を変える必要がありました。

これらについては、Excel側にデータを取り込む前段階でデータを「あらかじめ加工しやすいようにしておく」処理を行った上で、

Excel関数を処理の途中に交えるなどし、Excelの機能をうまく活用しながら、短時間で間違いのない処理ができるように心がけました。

 対応結果

相談いただいた段階では、本番稼働まであと2週間という瀬戸際でしたが、なんとかぎりぎりで全ての処理が正しく行えるようにできました。

余談ながら、検収の過程で数字の不備が何か所か見つかりましたが、いずれもRPA側の誤動作が原因で、設定を変える等運用でカバーしたとのことでした。

 教訓

RPAは単純作業は得意ですが、わずかでも想定外となると処理ができないか、誤動作してしまいます。

実際に動かしてみてどうなるか確認してみないことには、結果が正しいことが保証できないのは、RPAに限ったことではありませんが、

RPAの場合は特に、想定通りに動かない事態になりがちです。

誤動作するとはいっても、パターン数はある程度限られるので、パターンごとにExcel側で容易に設定できるようにしておき(関数処理を多用するなど)、

新たなパターンが見つかった際にも、迅速に対応ができるようにしました。

実際、こうした構造のおかげで、本番稼働後にもしばしば例外事象が発生しましたが、短時間で対応を終えることができました。

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