エクセル技術顧問サービス

 技術者が現場に訪問しアドバイスを行います

 背景

N社では、長いことExcelを活用して社内業務の効率化・スピードアップ化を図っていました。

しかし、皮肉なことに、多くの社員がエクセルを活用できるようになり、多くの業務用ツールが乱立した結果、維持そのものが困難になってきました。

また、社員の大半は開発が業務ではないので、本業の傍らエクセルで効率化ツールを作るには、技術的な限界があります。

そこで、エクセルの得意な派遣社員を頼んで高度な処理ができるプログラムを作らせましたが、当人退職に伴って引き継げる人もいなくなり、逆にブラックボックス要素が増えただけの結果になってしまいました。

 技術顧問によるサポート

そこで、当社のコンサルタントが最初にヒアリングと主要ファイルの分析を行ったところ、現状のプログラム(およびツール群)の一部はそのまま継続して使いつつも、自社の社員でもメンテナンス(改変対応)ができるようにすべきであるとの考えから、以下の方針を提言しました。

  1. まず、現状がどうなっているかを可視化し、当事者以外でもメンテできる状態にする
  2. 次いで、重複する機能・目的のツール類は統廃合し、管理対象数を限定する
  3. 改変時に原本を書きつぶすミスが散見されたことから、流通ルールを整備する
  4. 作成者以外でも内容が理解できるよう、作り方の標準化を定め、徐々に浸透させる
環境まとめイメージ 当事者以外でもメンテナンスが可能に

 効果

作成したドキュメントは実用性を現場の人に確認の上、その後の改変はドキュメントも同時に更新する運用ルールを定めました。

また、従前通り社員の創意工夫による改善ツール化は継続しつつも、実現するのに調査時間などがかかるようなケースに対しては、週1回(半日)現場を訪問し、「Excelよろず相談室」として技術的なアドバイスを行ったり、実際に設定・プログラム記述などを行うことでノウハウの定着を図っています。
また、半年程度継続していると、内部の業務そのものへの理解が深まったことから、積極的に自動化できる点の提案を行い、従前できると考えられていなかった、Excelの取引先一覧表から直接FAXを送る機能などを実現しました。

このように、着実に体質改善を図りながら、社員へのノウハウ定着も進んでいます。

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