機械配置をExcelでシミュレーション 高速見積で営業革命

 機械の定義もExcelでできる、拡張性の高い見積支援システム

 背景

K社は工場などで使う機械設備のメーカーです。複数機器の組み合わせにより、イニシャル+ランニングコストが変わってくるため、様々な制約条件を加味しながら最適と思われる方針で見積もりを提案しています。

この見積もり作業はとても複雑で、長年の経験と専門知識を有するベテラン社員が3週間かけて作成していました。
同業他社も似たような状況だったようですが、ある時からライバル社が見積期間を1週間短縮し、見積段階で競り負けるようになってしまいました。
提案速度を早め、競り負けないようにしたい、というのが、本システム要望の背景でした。

 当初の方針

通常こうしたしくみをシステム会社に依頼した場合、専門性の高い知識を共有する必要があり、その要件をまとめるだけでも気の遠くなる作業です。
試しに見積を取ってみたところ、完全にシステム化するには億単位の費用になると言われたそうです。しかも、毎年保守料を払い続けないと、新型機種が出た場合の対応すらできないとのこと。

現状、見積作成には中間資料も含めてエクセルで作っているのだから、このExcelをどうにか活用してうまく処理できないだろうか?、と言うのがお問い合わせ戴いたきっかけでした。

 実際の対応

やはりネックとなったのは、K社固有の各機器の情報を、どのようにシステムの一部として表現するかでした。これは様々なパターンの計算資料を提供して戴き、分析した結果、Excelの統一フォーマットに基本情報を登録する方針となりました。
これで、機器類の情報は利用者側が自由に設定できるため、今後新型機種が出た場合の対応も心配要りません。

使い方としては、条件と得たい結果を指定することで自動的に機器の組み合わせをシミュレートし、複数パターンの見積を自動で作成できるイメージとなりました。
このように、専門知識を必要とする箇所は敢えてロジックに組み込まず、自分たちで自由に定義できるようにすることで、開発期間・費用の圧縮と、柔軟性の高いシステムの両立に成功しました。

自分たちで自由に変更が可能

 得られた効用

完成後、見積もり条件の入力から機器の組み合わせシミュレーションを経て、クライアントへの提案資料の出力までが自動化され、新人に少々使い方を説明した程度のスキルと、僅かなエクセル操作ができれば、わずか5分以内で結果を得られるようになりました。
これまで3週間必死で見積資料を作っていた頃と違って、ノートPC持参で、客先で対話的にシミュレーションしながら、その場で見積書が作れる様になり、営業の仕方が劇的に変わりました。

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