ネット通販の業務フロー改善&エクセル+マクロで自動化

 業務の根本的な改善とそれに適したエクセルシステム

 現場担当社員に頼りきった現状

A社は自社商品の販売をネットで行っています。
自社のホームページでの直販のほかに、大手ショッピングサイト2社にも出店しています。

売り上げは好調ですが、発送処理の対応ができる社員が2名しかいない為、連休明けは溜まった注文の発送処理が間に合わず、残業必至です。
パートなどで人を増やしたいのですが、現場担当社員が忙しい事、また処理が複雑ですぐに覚えられない事から、人を増やしても教育することが出来ません。

商品の発送には、3社の配送業者を使用していますが、どの業者のどの伝票を使用するかは、たくさんの要素から判断が必要です。
イレギュラー対応も含めて、長年の経験がある2名の社員が振り分けていますが、他に対応できる社員がいないことが社長を悩ませていました。

 ピッキング作業の効率化

相談を受けた私たちは、実際に訪問して現場の業務を見学させてもらいました。
これは実際の倉庫の写真です。
可動式で5段ある棚がたくさん並び、たくさんの段ボールの中に商品が保管されています。

倉庫の写真 従来のピッキング経路イメージ

いままでは長年の経験を頼りに倉庫内を歩き回って探していました。
今回システム化と併せて保管場所情報をマスタ登録することで、ピッキングリスト出力時に、もっとも効率的な順で表示するようにしました。

ピッキング効率化イメージ

これなら新人を増やしたときも、順番に探すだけなので時間がかかりません。
熟練の二人も作業時間が大幅に軽減しました。

 注文情報の分類~発送作業は誰でも簡単に

2名の社員はそれぞれ、自分の担当の販売サイトの処理のスペシャリストです。
それぞれの販売サイトには独自のルールがあり、それに特化したデータ加工を行っています。

事前に加工したデータを印刷し、一件ずつ送り先伝票とペアにして出荷作業をする様子はまさに職人そのものですが、これを新人が同じように行うことは無理です。

分類、発送

社員も長年の経験で処理の速度は向上していますが、どうしても時間がかかります。
また、相手の担当分の処理は不慣れなので、どちらかが休むと大変です。

今回のシステム化では、それぞれの担当している処理を詳しく取材し、一つのファイルを使用し、共通のルールで処理できることを目標に設計を進めました。
その結果、二人とも同じ処理でどのサイトの注文も処理できるようになりました。

当初一番時間がかかっていた配送業者の伝票振り分けも、ボタンを押すだけで自動出力されるようになりました。

社員の判断が必要な事は、ラッピングやイレギュラーな問合せの対応のみになり負担が大幅に軽減して仕事に余裕が生まれました。

 販売経路の拡大、売り上げアップへ!

仕事に余裕が生まれたA社では、会社の更なる発展を求めて、別の販売サイトへの出店を考えるようになりました。

「別サイトへの出店をしても今のシステムを使えますか?」数か月後、A社からの相談を受け、既存システムの改修を行いました。

販売経路が拡大され、A社の売り上げは大幅にアップ。
業務の手順が簡略化されているので、人を増やす余裕も出来ました。

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