エクセルシステム開発専門

 会員管理業務の効率化

 複雑な手作業を整理し、ツール化によりほぼ自動化

 背景

A法人は、認定資格試験の運営を行うNPO法人です。

受験資格の確認や、合格後の期限管理などのルールが複雑で、これまではベテランスタッフが手作業で多数のエクセルシートを使って管理していました。

ところが、複数資格に同時登録するなど、当初想定していないケースが続出するようになり、手作業での管理に限界が見えてきました。

「このままでは業務が破綻してしまう」と考えたA法人は、エクセルシートを使って管理をしていた事から、当社に声をかけることになりました。

 方針

資格毎に台帳を作って管理していた関係で、同一人物が複数の資格を保有している場合、資格の数だけ別管理ルールが存在していました。

これらの手順は、制度が変わる度に変更されるため、いずれも明確に明文化されておらず、担当者がいなければ、誰も分からない状況だったため、まずは当社のコンサルタントが現地でヒアリングを行い、台帳の管理ルールを明文化することにしました。

 対応

A法人の運営している認定資格制度は人気があり、毎回多くの合格者が増え続けています。

こうした資格は難易度や目的により複数存在し、それぞれ受験資格や維持条件が異なります。

これらは創立以来様々な事情で発達してきた経緯から、最近入った職員には全く理解できないものになっていました。

当社コンサルタントは、まずこうした現状を踏まえ、今どのように管理しているかをヒアリングしながら手順をまとめ、その上で改めて全体を共通化できる部分と独自ルール部分に分けて業務を再定義しました。

さらに、ルールが明確になった箇所についてはヒューマンエラー防止の視点からも自動化した方がよいとの考えから、主な処理は自動化し、業務全体を平易な作業に落とし込むことに成功しました。

こうして、現状の業務手順にとらわれず、情報システム化を伴う事でできることを加味して全く新しい業務手順に切り替えることで、新人でも従来の10分の1以下の時間で対応ができるようになりました。

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