エクセルシステム開発専門

 蓄積された社内ツールを、保守できるようドキュメント化

 機密情報を含む社内ツールを、現地でスタッフと共同で作業

 背景

M社は金融資産の管理を行う会社で、各種金融商品の管理をするためのツールが、社内スタッフや派遣社員によって数多く作られてきました。

社内で利用するエクセルのバージョンが2003から2010に変更になるタイミングで、動作しないツールが続出した結果、大幅な修正が必要になりましたが、既に辞めたスタッフも多く、内部の詳細まで把握できません。

 方針

ツールそのものに商品情報や顧客情報などの機密情報が多く含まれていることから、外部に持ち出して作業をすることは、社内のセキュリティポリシー上許されませんでした。

また、時間が限られていることから、経験のある外部企業にアウトソーシングする方針となりました。

当社でヒアリングした結果、操作方法を教えて戴く必要があることなどから、2週間程度で集中的に作業を行い、その後1ヶ月かけて内容の評価・検証をして戴くスケジュールでご提案し、採用されました。

 対応

何社かに声をかけた中で、エクセルを使ったシステムのドキュメント化の経験が多く、標準化されたドキュメント体系が揃っている点が評価され、当社が担当することになりました。

当社技術者が2名体制で現地に伺い、現場のスタッフから操作方法などを確認しながら、各ツールの内容を解読し、これを当社標準様式のドキュメントにまとめることで、内部構造が分かるようにしました。

更に、標準様式のドキュメントを現場の人に見て戴き、分かにくい点については補助資料を作成しました。

その後は社員による保守体制が確立され、自主的な運営が行われています。

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