レイアウト自由自在の簡易パンフレット制作システム

 可変要素の自動差込からレイアウトチェックの業務フローまで

 導入前

A社は自社商品の販売用パンフレットを数百種類扱っています。これらは、金利の変動などを正確に反映させる必要があることから、いずれも監督省庁等の認可が必要になるため、自由に作ることはできません。

これまでは、毎月2回、パンフレットの金利部分を変更する等の作業で、多くの人が毎日残業を余儀なくされるなど、現場では疲弊感が漂っていました。

 導入の経緯

もともとこれらのパンフレットは、レイアウトのしやすさからExcelを使って行われていました。

もとがExcelなら、現状の業務フローを極力尊重して改善を行う方がスムーズに行くと考えた当社では、今のExcelを使った業務フローは敢えてほとんど変えず、手作業で行っていた金利の変更要素や内容の検証といった部分を、マクロを使って全て自動化しました。

 導入の効果

本システム導入によって、これまで10名以上の社員が残業漬けになっても追いつかなかった作業が、ボタンひとつで1時間程度で処理できるようになりました。

更に、従来行っていた検証はレイアウト中心であったことから、そもそも検証工程自体が廃止できる可能性が出てきました。作成されたパンフレットは、最終的にはPDF化される処まで自動化されており、印刷した際の誤差もほとんど出ていません。

 他への応用

同時期に、より多彩な表現をするために、VISIOを使ってパンフレットを作成することも検討されました。
ExcelからVISIOを操作するのは、実は同じマイクロソフト製品であることもあり、意外と容易に可能です。
この時は、操作する人間側がVISIOに慣れていないことと、Excelで必要な表現が全てできることから、見送られました。

なお、PDF化したパンフレットを、所定の時刻になったら自動的にWeb(HP)にアップロードする様な機能も、追加されています。

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