エクセルシステム開発専門

 Excelで携帯コンテンツ制作の工程管理

 .NETとの組み合わせにより ブラウザでの進捗登録と併用

 導入前

アルバイトが多く、急な割り込み仕事も多かったが、そもそも受注して納期通りこなせるのかどうか把握できていなかった。また、今遅れているものがあるかどうか、把握するのに時間がかかった。
このため、しばしば納期遅延が発生したり、無理な残業による対応が発生した。

 導入の経緯

もともと、各タスク(月2,000コンテンツ)をExcelで一覧登録し、一定の工程を経過する毎にセルに着色する等により管理していた。新たなPJ管理ソフトの導入も考えたが、機能が多すぎる割に必要と思われる機能がないなど使い勝手が悪く、それならExcelに工程管理を実装できないかと考えたのがそもそものきっかけであった。

 開発したシステムの概要

新たな仕事を受注した場合に、まずコンテンツのタイトルを登録します。
実はコンテンツや納品先ごとに工程が異なる(S社のみ対応しないとか、フォーマットの違いなど)ため、タイトルごとに工程を定義する必要があります。これを、「工程テンプレート」という考え方で、過去に類似の工程があった場合に引用・改変できるようにしました。

また、各工程ごとに処理できる人が限られていることから、割当人員のスキルを登録しておきます。

ここまで登録した後、スケジュールシミュレーション機能を使って、自動的に納期に間に合うかどうかを算出します。ここでいう”納期”とは、残業等をせずにこなせる範囲での計算ですが、実際には平均1時間少々残業対応をしています。このため、納期シミュレーションでは”間に合わない”と出た場合でも、”特急モード”で登録すると優先割挙げを行えるようになっています。

ここまでで初期登録ができました。あとは、作業者が個々の工程毎に仕事を進める段階です。
工程ごとの進捗登録は、作業者用PCにOfficeのライセンスがなかったことから、新たにExcelを導入するために100万単位の投資をするのももったいないということで、ブラウザを使って行います。

各社員ごとにログオンすると、当日自分がやらなければならない仕事が、一定の優先順位ごとに並んでいます。これを、上から順番にこなしていけば、納期に遅れることなく作業が進行します。なお、ある工程が終わると次の工程の担当者にメールが行き、作業着手を促すことができるようになっています。

管理者は、個々のタスクがどのような進捗状態かを、随時確認することができます。
例えば、カレンダー形式で納期一覧を表示したり、全タスクの遅延を発見する一覧表を表示したりできます。

これらはいずれもExcelのシートとして作成されます。

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