変化に強い予実管理システム

 処理速度の速いデータベースをExcelで一元管理

 導入前

毎月の予算登録や、それに対する実績の比較を各部署で登録し、経営会議で使用していましたが、ベンチャー企業の常として、商品構成や社内組織の変更頻度が高く、その都度登録用のExcelシートを変更するなど、現場もかなり負担に感じていました。

データベースを使ったシステム化も検討したが、外部委託すると数百万掛かってしまう、社内では作る余裕がない(そんな時間があったら自社用コンテンツを作った方が売上に貢献する)、利用者が普段使っているアプリケーション以外慣れていない(慣らす時間もない)といった課題が数多くあり、導入をためらっていました。

 導入の経緯

頻繁に予算の変更などがあり、また実績値も速報値、確定値など何度も登録を要することから、現状の手作業(コピペ)ベースでは時間が掛かりすぎ、すでに業務が破綻しかけていました。

また、組織や商品名が変わった際に、新しい名称で継承できないなど経営会議で使う資料としても課題が多く、業務の流れそのものから見直す必要を感じていました。

 開発したシステムの概要

今回開発したシステムのポイントは、

  • 商品名や組織名が変わっても、自動的に新しい名称に継承する
  • 部署によって同じ商品の呼び方が異なる場合などがあるが、本来1つのものとして管理したい
  • 登録票にはマスタに存在する項目のみを入れるとは限らないので、自由に記入したいとの要望あり
の3点です。

結果として、組織変更(年2回~)や商品名追加・変更・廃止、帳票による表記の違いなどの課題を全て吸収し、例えば「営業管理1課」「営管1」「営業管理一課」でも全くシームレス(同様)に扱うことができるシステムに仕上がりました。また、登録票や出力帳票の項目追加なども利用者自身で行えるようにしてあるため、納品後の環境変化にもかなり柔軟に対応できるシステムとなりました。

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