業務効率改善コンサルティング

 からまった業務プロセスを、リノベーションします

現状の小手先改善では、せいぜい10%~20%の改善にとどまりますが、業務プロセスそのものを抜本的に見直せば2倍~数倍といった改善効果が期待できます。

職場ごとの事情を考慮し、何ができるかを確認しながら、実地検証を伴うコンサルティングを通して、改善方法をご提案します。

コンピュータ+通信技術を活用することで従来できないと思われていた劇的な改善が可能になり、これまで10倍以上の生産性向上を実現できたことも、少なくありません。


 特長

  • 単にレポート作成するだけのコンサルではなく、結果に責任を持ちます
  • 確実に実現可能なご提案と、生産性向上の実現手段を提供します
  • 始めにコンピュータ化ありき、ではありません(情報システム前提とは限りません)
  • 予算・時間的な制約の中で、最大限実現できることを目指します

 進め方

まずは、現状困っていることをざっくりとお聞かせ下さい。
ヒアリングを通じて、双方でコンサルティングテーマを決定します(例:過剰在庫を減らすために、売れている/売れていないを把握できるようにする)。
※この段階でいったんお見積り(金額・期間)をします

本格的な調査を行うに当たって、受け入れ側でもプロジェクトチームを作ってください。
双方で構成されたプロジェクトチームを通して、関連する部門の責任者や担当者にヒアリングを行ったり、必要な資料の提供を求めます。
こうした様々な調査(社内・市場)を通じて、どのようなしくみをつくれば目的が達成されるかの仮説を立て、
双方で検証しながら、最終的な結論を「要件定義書:どのような情報システムが必要かまとめた資料」の形で提示します。


 費用感

問題解決のために情報システムを導入した場合の見込み金額をベースに、その一定割合をコンサルティングに充てます。
※過去の例では、業務の規模によって50万~200万程度の例が多いです

一般に、情報システム導入に当たっては仕様(実現すべき機能)のブレが生じることから、一定のリスク係数を見込んだ見積金額になりがちですが、コンサルティングを通じて要件がまとまることで、全体の費用を抑える効果があります。
※過去の経験で、当初見積りよリ10~30%コストを抑える効果がありました


 プロセスリノベーション事例

 外資系化学企業における、業務の効率化

社外秘の機密情報を含むことや、社内サーバへのアクセス制限などの問題が絡むことから現地でないと作業ができず、実際に現地で操作しながら調査と対応を行いました。
調査では現場とヒアリングを行いつつ、業務そのものを見直すことで、これまで全て手作業でしかできないと思われていた作業の大半を自動化し、人的ミス撲滅に成功しました。

対応前:  1回ごとに約30分 /日5回

対応後:  1回の処理に約3秒

【改善効率:1200%】

 3日かかっていた業務を3分へ高速化。属人化も排除。

大手建設会社系不動産会社では、マクロに詳しい人が作成したシステムを社内で使っていましたが、作成者が退職してしまい、いざメンテナンスをしようにも外部ファイルとの連携が多く、誰も手がつけられない状態でした。
そんな中、Excel2003を最新版に入れ替えてからシステムの動作が非常に遅くなり、業務に支障が出る状況にまで陥ってしまいました。

システムそのものが社外に持ち出せない事に加え、下手に修正をしてシステムが停止すると今度こそ業務が破綻する可能性もあったため、まずは現地でヒアリングを行いながら調査を進めることにしました。
その結果、業務上の問題を解消しつつ、従来よりも動作の速くより安全性の高いシステムへとメンテナンスすることに成功しました。

対応前:  毎日20分 / 設定変更ごとに1週間

対応後:  毎日1分未満/ 設定変更不要

 保険会社における、給与計算業務フローの改善

IT活用度が元々高く、多くの業務をExcelの関数を使ってこなしていましたが、対象となる業務が多い割に共通化できる箇所が少なく、業務毎に独立したツール運用となっていました。

現状の業務と各ツール運用を分析した結果、似たような工程がいくつも存在するなど、業務上の無駄がいくつか見られました。
当社は業務そのものを見直し、「多重」を無くし「一元化」することで、従来10ステップもの加工を行っていたものを2工程に減らすなど、大幅に作業時間を短縮することに成功しました。

 NPOにおける、統計分析業務改善

一般的な企業での集計作業とは考え方が大きくことなることから、現在行っている業務の背景や処理の流れを確認し、これをExcelを使ったシステムに置き換えた場合の最適化という視点で解釈しなおしました。

課題:

業務が属人的になっており、特定の人に負荷が集中する
集計ロジックの変更が職人技となっており、伝承が困難になっていた

結果:

メニューを用意するなどの使い方を標準化することで、誰でも操作可能になった
ロジックの一部がExcelの機能を使っているため変更が容易になった

 EUC(End User Computing)支援・コンサルティング

仕事の効率アップ、自動化お手伝いします。

 専門知識がなくても、要件をとりまとめます。

そもそも何ができるか詳しく分かっているわけではないのに、具体的な依頼をするのは困難。
そこで、やりたいことをヒアリングしながら、過去の経験を踏まえて「本当はこんな事がしたいのではありませんか?」という提案をします。
これを微調整することで、システム化の要件とりまとめが可能です。

 代替手段の提案も、リスク予想の提案も、行います。

当初の方針に比べ、より有利な方法があれば、ご提案します。
当初の方針を取った場合、懸念事項があれば報告し、代替手段があればご提案します。

 ツール(システム)作成を行い、引き継ぎます。

プロが効率良く作成し、継続的に使える形で引き渡します。
ちょっとした修正なら、専門知識がなくても自分達で修正できるようにします。

 代行だけでなく、自立に向けてのサポートもします。

「自分達で運用したいが、やり方が分からない」ような場合でも、サポートします。

 セキュリティや、内部統制への対応も可能です。

各社各様のセキュリティポリシーや内部統制基準に対応できるよう、仕様や運用の策定・見直しを行います。

 EUC(End User Computing)/EUD(End User Development)支援事例

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